Formalizan aprobación de la Directiva "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas", la modificación de numeral y cuadro de los "Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil", y de sección de la "Guía de Mapeo de Puestos", y aprueban el "Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas" RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA N° 200-2015-SERVIR/PE Lima, 9 de julio de 2015 Vistos, los Informes N° 032 y 033-2015-SERVIR/ GDSRH de la Gerencia de Desarrollo sábado, julio 11, 2015

Formalizan aprobación de la Directiva "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas", la modificación de numeral y cuadro de los "Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil", y de sección de la "Guía de Mapeo de Puestos", y aprueban el "Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas"
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA N° 200-2015-SERVIR/PE
Lima, 9 de julio de 2015
Vistos, los Informes N° 032 y 033-2015-SERVIR/ GDSRH de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos y de la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil; y, el Informe Legal N° 143-2015-SERVIR/GG-OAJ de la Oficina de Asesoría Jurídica,
CONSIDERANDO:

Que, con Decreto Legislativo N° 1023 se creó la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, como organismo técnico especializado, rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, ejerciendo la atribución normativa, que comprende la potestad de dictar, en el ámbito de su competencia, normas técnicas, directivas de alcance nacional y otras normas referidas a la gestión de los recursos humanos del Estado;

Que, la T ercera Disposición Complementaria Transitoria de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil establece que la presente Ley y su Reglamento establecen las reglas, procesos y metodologías que deben seguir las entidades seleccionadas para el traspaso al régimen del Servicio Civil;

Que, con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR-PE se aprobó, previo acuerdo del Consejo Directivo, los Lineamientos para el Tránsito de una Entidad Pública al Régimen del Servicio Civil ? Ley N° 30057, estableciendo cuatro pasos en la ruta para pasar al nuevo régimen: 1. Preparación de la entidad, 2.

Análisis situacional de la entidad, 3. Aplicación de mejoras internas, y 4. Implementación del nuevo régimen;

Que, mediante Informe N° 032-2015-SERVIR/GDSRH, la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos, en coordinación con la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil propone la aprobación de la Directiva "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas", del Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas, así como la modificación de los Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil formalizados con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR-PE;

Que, asimismo, con Informe N° 033-2015-SERVIR/ GDSRH la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos conjuntamente con la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil, propone la modificación de la Guía de Mapeo de Puestos aprobada por el Consejo Directivo y formalizada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 106-2014-SERVIR-PE;

Que, resulta necesario que las entidades públicas cuenten con reglas claras y actualizadas que les permitan determinar la dotación sobre la base de las mejoras de sus procesos, para brindar bienes y servicios de manera eficaz y eficiente a los ciudadanos, en el marco de la implementación del proceso de tránsito al nuevo régimen del servicio civil;

Que, el Consejo Directivo en la Sesión N° 023-aprobó la Directiva "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas" presentada por la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos en coordinación con la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil así como la modificación de los "Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil" y de la "Guía de Mapeo de Puestos", encargando al Presidente Ejecutivo emitir la Resolución correspondiente;

Que, asimismo, el Consejo Directivo en la Sesión N° 023-2015, delegó en el Presidente Ejecutivo la aprobación del "Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas";

Con la visación de la Gerencia General, de la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil, de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos y de la Oficina de Asesoría Jurídica;

De conformidad con el Decreto Legislativo N° 1023, la Ley N° 30057 ? Ley del Servicio Civil, la Ley N° 27444
? Ley del Procedimiento Administrativo General y de las facultades establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, aprobado mediante Decreto Supremo N° 062-2008-PCM
y modificatorias y en uso de la función delegada por el Consejo Directivo en la Sesión N° 023-2015;

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Formalizar la aprobación de la Directiva N° 001-2015-SERVIR/GDSRH, "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas", la misma que en anexo 1 forma parte de la presente Resolución.

Artículo Segundo.- Formalizar la modificación del numeral 5 y del Cuadro 1: Etapas del proceso de tránsito de una entidad al nuevo régimen del Servicio Civil y sus respectivos resultados de los "Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil", la misma que en anexo 2 forma parte de la presente Resolución.

Artículo Tercero.- Formalizar la modificación del tercer y cuarto párrafos de la Tercera consideración del literal d) de la Sección III de la "Guía de Mapeo de Puestos", la misma que en anexo 3 forma parte de la presente Resolución.

Artículo Cuarto.- Aprobar, por delegación, el "Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas", el mismo que en anexo 4 forma parte de la presente Resolución.

Artículo Quinto.- Disponer la publicación de la presente Resolución, de la Directiva N° 001-2015-SERVIR/ GDSRH, "Normas para la aplicación del Dimensionamiento de las Entidades Públicas" así como de la modificación de los "Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil" y de la "Guía de Mapeo de Puestos", en el Diario Oficial El Peruano y del "Manual para el Dimensionamiento de las Entidades Públicas", en el Portal Institucional de SERVIR (www.servir.gob.pe).

Artículo Sexto.- Remitir copia de la presente Resolución a la Presidencia del Consejo de Ministros, para los fines correspondientes.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

JUAN CARLOS CORTÉS CARCELÉN
Presidente Ejecutivo Anexo 1
DIRECTIVA N° 001-2015-SERVIR/GDSRH
NORMAS PARA LA APLICACIÓN DEL
DIMENSIONAMIENTO DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS
1. OBJETIVO
La presente directiva tiene por objetivo establecer las normas técnicas, lineamientos y procedimientos para la aplicación del dimensionamiento que deben realizar las entidades públicas en el marco del proceso de tránsito al nuevo régimen del Servicio Civil, regulado por la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR/PE.

2. FINALIDAD
La finalidad de la presente directiva es que las entidades públicas determinen la dotación que, sobre la base de las mejoras de sus procesos, le permitirá brindar bienes y servicios de manera eficaz y eficiente a los ciudadanos, en el marco de la implementación del proceso de tránsito al nuevo régimen del servicio civil.

3. BASE LEGAL
3.1. Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil.

3.2. Decreto Legislativo N° 1023, que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil ? SERVIR.

3.3. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

3.4. Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, que aprueba el Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil.

3.5. Decreto Supremo N° 138-2014-EF, que aprueba el Reglamento de Compensaciones de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil.

3.6. Decreto Supremo N° 062-2008-PCM y sus modificatorias, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil ? SERVIR.

3.7. Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR/PE, que aprueba los Lineamientos para el tránsito de una entidad al Régimen del Servicio Civil.

3.8. Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 106-2014-SERVIR/PE, que formaliza la aprobación de la nueva guía de mapeo de puestos.

3.9. Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 100-2015-SERVIR/PE, que formaliza la aprobación de la Directiva N° 001-2015-SERVIR/GPGSC "Familias de puestos y roles y Manual de Puestos Tipo (MPT) aplicables al régimen del servicio civil".

3.10. Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 137-2015-SERVIR/PE, que formaliza la aprobación de la Directiva N° 003-2015-SERVIR/GPGSC "Inicio del proceso de implementación del nuevo régimen de servicio civil".

4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1. ALCANCE
La presente directiva es aplicable a las entidades públicas que se encuentran señaladas en el artículo 1° de la Ley N° 30057.

También, se encuentran comprendidas las entidades que hayan sido creadas posteriormente a la entrada en vigencia de la Ley N° 30057 y que su Ley de creación haya establecido como su régimen laboral el regulado por la Ley del Servicio Civil, Ley N° 30057, o aquellas que a la entrada en vigencia de la Ley N° 30057 no habían iniciado operaciones.

4.2. RESPONSABILIDADES
La presente directiva comprende las siguientes responsabilidades:

4.2.1. La Autoridad Nacional del Servicio Civil, en adelante SERVIR, en su calidad de ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, emite los lineamientos para la aplicación del dimensionamiento que deben cumplir las entidades públicas; emite opinión o aprueba los informes finales de las fases del dimensionamiento, según corresponde conforme a lo dispuesto en la presente directiva.

4.2.2. El titular de la entidad impulsa y avala el cumplimiento de la presente directiva en el marco del proceso de tránsito. Asimismo, remite a SERVIR la propuesta de informe de cada fase del Dimensionamiento.

4.2.3. La Comisión de Tránsito conduce el proceso de tránsito aprueba la propuesta de informe de cada fase de Dimensionamiento que la entidad remitirá a
SERVIR.

4.2.4. La Oficina de Racionalización o el equipo que se encargue de la gestión de los procesos es responsable del desarrollo de las fases del dimensionamiento, así como de la elaboración de los informes finales correspondientes a cada fase.

4.2.5. La Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces, brinda acompañamiento técnico en el proceso de dimensionamiento y emite opinión favorable sobre la determinación y análisis de dotación de servidores civiles en la entidad.

4.2.6. Los órganos y unidades orgánicas se encargan de brindar la información pertinente, destinando tiempo y recursos para ello, valida propuestas y resultados, en coordinación con la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces.

4.3. DEFINICIONES
Para efectos de la presente directiva, se consideran las siguientes definiciones:
a. Proceso de tránsito: Ruta de implementación que las entidades públicas deberán seguir para transitar al régimen de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, que se encuentra regulada en la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR/PE.
b. Dimensionamiento: Metodología que permite determinar la cantidad necesaria de servidores civiles, para lograr la producción óptima de bienes y servicios en favor de la administración interna y la ciudadanía, en base a la identificación de la mejora de procesos de la entidad.
c. Manual de Puestos Tipo (MPT): Documento aprobado por SERVIR que contiene la descripción del perfil de los puestos tipo, en cuanto a las funciones y requisitos generales, necesarios dentro de cada rol de la familia de puestos y que sirven de base para que las entidades elaboren su Manual de Perfiles de Puesto.
d. Titular de la entidad: Para efectos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, se entiende que el titular de la entidad es la máxima autoridad administrativa. En el caso de los Gobiernos Regionales y Locales, la máxima autoridad administrativa es el Gerente General del Gobierno Regional y el Gerente Municipal, respectivamente.
e. Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad.
f. Unidad Orgánica: Son las unidades de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad.
g. Puesto: Es el conjunto de funciones y responsabilidades que corresponden a una posición dentro de una entidad, así como los requisitos para su adecuado ejercicio.
h. Posición: Cada uno de los ocupantes que puede tener un puesto con un único perfil. Las posiciones de un puesto pueden variar en cuanto a condiciones del puesto y aspectos directamente relacionados.
i. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen el propósito de producir un bien y/ o servicio para un cliente dentro o fuera de la entidad.

Generalmente los procesos involucran combinaciones de personas, máquinas, herramientas, técnicas, materiales y mejoras en una serie definida de pasos y acciones. Los procesos raramente operan en forma aislada y deben ser considerados en relación con otros procesos que pueden infiuir en ellos. Los niveles de desagregación de los procesos son:
- Proceso de Nivel 0: Usualmente se utiliza el término macroproceso para denominar grupos de procesos.
- Proceso de Nivel 1: Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
- Proceso de Nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
- Proceso de Nivel N: Último nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
j. Tipos de procesos: Clasificación de los procesos en función de su tipología:
- Procesos estratégicos: Procesos relacionados a la determinación de las políticas, estrategias, objetivos y metas de la entidad, así como a asegurar su cumplimiento.
- Procesos misionales: Procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor, denominados también Proceso de Realización o Clave.
- Procesos de soporte o apoyo: Procesos que se encargan de brindar soporte o apoyo a los procesos misionales.
k. Actividad: Conjunto de tareas necesarias para realizar un proceso.
l. Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad.
m. Consistencia: Grado de cohesión y secuencia lógica entre y dentro de los niveles de procesos.
n. Mejoras de los procesos: Son las siguientes:
- Mejoras Estructurales: Impactan en la estructura orgánica de una entidad.
- Mejoras Funcionales: Impactan, en base a criterios de simplificación u optimización, los pasos al interior de un proceso, sin cambiar los sistemas de información ni la estructura orgánica de la entidad.
- Mejoras Sistemáticas: Impactan los sistemas de información de una entidad. Puede implicar el desarrollo, actualización o modernización de dichos sistemas.
o. Dotación: Número de puestos y posiciones en una entidad.
p. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de las etapas de un proceso, útil para investigar las oportunidades de mejora, al obtener un conocimiento detallado del modo real de funcionamiento del proceso en ese momento.
q. Arquitectura organizacional: Conjunto de elementos organizacionales (objetivos estratégicos, departamentos, procesos, tecnología, servidores civiles, etc.) que describen a la entidad y se relacionan entre sí garantizando la alineación desde los niveles más altos (estratégicos) hasta los más bajos (operativos), con el fin de optimizar la generación de productos y servicios que conforman la propuesta de valor entregada a los ciudadanos.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5.1. Dimensionamiento en el marco del proceso de tránsito La metodología de Dimensionamiento comprende tres (03) fases: (1) Mapeo de procesos, (2) Análisis e identificación, priorización y aplicación de mejoras, y (3) Determinación y análisis de dotación de recursos humanos de la entidad.

La aplicación del Dimensionamiento se inicia con el mapeo de procesos en la etapa 2 del proceso de tránsito y culmina con el cálculo de la dotación en la etapa 3 de dicho proceso. Para iniciar el desarrollo del dimensionamiento, las entidades públicas tendrán que haber realizado o estar realizando el mapeo de puestos, de acuerdo a las pautas establecidas en la "Guía de Mapeo de Puestos", aprobada mediante la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 106-2014-SERVIR/PE.

Durante la aplicación del dimensionamiento, las entidades deben usar de forma obligatoria la Matriz de Dimensionamiento.

5.2. Fases del Dimensionamiento 5.2.1. FASE 1: MAPEO DE PROCESOS
a. El mapeo de procesos constituye el primer paso de la entidad en el camino hacia la gestión por procesos y es un insumo indispensable para calcular la carga laboral y la dotación de personal necesaria en la entidad.
b. En esta fase se identifican los procesos que ejecuta la entidad para cumplir con sus funciones, los bienes y/o servicios que brinda, y los destinatarios de dichos bienes y/ o servicios, todo ello conforme a sus fines institucionales.
c. La implementación de la fase 1 comprende el cumplimiento de las siguientes disposiciones:
i. La entidad debe obtener una descripción de todos sus procesos, con un nivel de desagregación que va desde el nivel cero hasta el nivel dos, como mínimo, con el fin de obtener actividades para la posterior identificación de mejoras y el cálculo de la dotación. En caso la entidad no pueda obtener actividades a partir de los procesos de nivel 2, deberá seguir analizando sus procesos hasta el nivel "n"; es decir, hasta el nivel en donde encuentre la información suficiente para poder identificar actividades o tareas.
ii. Los procesos identificados son debidamente recogidos en las Fichas de Procesos (tomar como referencia lo contenido en la sección 1 del Manual para el Dimensionamiento de la entidades públicas) y en la Matriz de Procesos, conforme al Anexo N° 1 de la presente directiva.
iii. Las fichas de procesos deben contener como mínimo la siguiente información:
- Código del proceso: Código asignado para identificar al proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Nombre: Nombre del proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Clasificación: Indicar si es estratégico, misional o de apoyo.
- Objetivo: Objetivo del proceso nivel 0, 1, 2 o n.

Finalidad que se persigue, lo que se espera alcanzar en beneficio de un cliente.
- Responsable: Nombre del órgano y unidad orgánica que ejecuta o tiene responsabilidad principal sobre el proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Alcance: Órganos o unidades orgánicas involucradas en la ejecución del proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Proveedores: Entidades, órganos, unidades orgánicas que prestan insumos al proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser externos o internos.
- Entradas/insumos: Elementos que emplea el proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser recursos humanos, materiales, información, etc.
- Salidas: Productos que genera el proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser bienes y/o servicios, información, documentación, etc.
- Usuarios/clientes: Ciudadanos, entidades, órganos o unidades orgánicas que se benefician de las salidas que genera proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Listado de procesos nivel n/actividades o tareas:

Nombre de los procesos o actividades que componen el proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Código del listado de procesos de nivel n/actividades o tareas: Código asignado para identificar los proceso o actividades que componen el proceso nivel 0, 1, 2 o n.
- Nombre del puesto ejecutor: Para el caso de las actividades, se deberá indicar el puesto, en base a la información del Mapeo de Puestos, que actualmente ejecuta la actividad o tarea del proceso.
iv. El producto de esta fase es un Informe aprobado por la Comisión de Tránsito, que contiene lo siguiente:

Mapa de procesos nivel 0, descripción de los procesos (fichas y fiujogramas diagramas de bloque) y la Matriz de Procesos (Anexo N° 1 de la presente directiva). Las entidades pueden utilizar el modelo del informe de la sección 4 del Manual para el Dimensionamiento de las entidades públicas.
v. El informe será remitido a SERVIR por el titular de la entidad, en un plazo no mayor a 15 días calendario, posteriores a la aprobación de la Comisión de Tránsito.
vi. SERVIR verificará el cumplimiento de las reglas establecidas en la presente directiva y, de corresponder, emitirá recomendaciones al informe, que deberán ser subsanadas por la entidad antes de iniciar el desarrollo de la siguiente fase.

5.2.2. FASE 2: ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN,
PRIORIZACIÓN Y APLICACIÓN DE MEJORAS
a. El objetivo de esta fase es analizar e identificar las posibles mejoras (que pueden estar relacionadas con la mejora de procesos, administración interna, provisión de bienes y servicios a la ciudadanía o estructura organizacional), establecer su priorización y aplicarlas en el orden de priorización establecido.
b. Para la aplicación de la fase 2 se deben cumplir las siguientes disposiciones:
i. La entidad debe identificar mejoras a los resultados del análisis de los procesos levantados por la entidad (informe de la fase 1). Las mejoras podrán sustentarse en el análisis de la demanda de sus servicios y prestaciones, el alineamiento a las políticas públicas, el análisis de la arquitectura organizacional y, de los factores que representen una limitación al adecuado desempeño de la entidad.
ii. En el análisis e identificación de mejoras la entidad asegura, como mínimo, la aplicación de lo siguiente:
- Contraste entre las funciones establecidas en la norma de creación u otros documentos de gestión de la entidad y los procesos contenidos en el Informe desarrollado en la fase 1 de la presente directiva.
- Evaluación de la consistencia al interior y entre los distintos niveles de procesos registrados en el Informe referido en la fase 1.
- Revisión integral de los aspectos de los procesos que pudieran estar afectando negativamente la calidad, los costos o la atención al ciudadano.
iii. La priorización de las oportunidades de mejora identificadas deberá darse en función a los siguientes criterios:
- Impacto: Se refiere a los efectos positivos que podría tener la implementación de la oportunidad de mejora en una entidad y, finalmente, en relación a la satisfacción de las necesidades del segmento de la ciudadanía que le corresponde atender de acuerdo a su mandato legal.
- Demanda de recursos: Grado en que se tiene disponibilidad de los recursos que permitirían asegurar el éxito de la implementación de una oportunidad de mejora, así como la sostenibilidad en el tiempo de la situación nueva que se logre y sus efectos positivos.
- Horizonte de implementación: Tiempo que debe transcurrir desde el inicio de la implementación de la oportunidad de mejora hasta que se puedan visibilizar los resultados esperados (corto, mediano o largo plazo).
iv. Las mejoras identificadas deben comprender, como mínimo, la siguiente información: Problema identificado, resultado esperado, tipo de mejora (estructural, funcional o sistemática), medio de verificación, inicio y fin estimados de implementación de la mejora, órgano o unidad orgánica responsable, calificación de criterios de priorización y su justificación, puestos involucrados, y acciones y plazos específicos. Para el desarrollo de esta disposición, las entidades pueden utilizar la sección 4 del Manual para el Dimensionamiento de las entidades públicas.
v. La aplicación de mejoras de los procesos se inicia con la modificación de la Matriz de Procesos (Anexo 1
de la presente directiva) en base al listado de mejoras priorizadas. Lo anterior debe plasmarse en la Matriz de Procesos Ajustados (Anexo N° 1 de la presente directiva).
vi. El producto de esta fase es un Informe aprobado por la Comisión de Tránsito y avalado por el titular de la entidad, que constituye un compromiso de implementación de las mejoras, que deberá tener en cuenta las limitaciones técnicas y presupuestales, así como la capacidad operativa de la entidad. El informe contiene lo siguiente:
- Introducción: Marco general y fechas de desarrollo de la fase 2.
- Metodología: Herramientas y/o acciones realizadas para el análisis e identificación de mejoras.
- Oportunidades de mejoras identificadas: Lista de oportunidades de mejora identificadas por la entidad.
- Fichas de oportunidades de mejora: Se debe elaborar una ficha para cada una de las oportunidades de mejora identificadas por la entidad, esta ficha incluye la priorización de mejoras de los procesos.
- Resumen de oportunidades de mejora destacadas:

Se deben describir a detalle las oportunidades de mejora (entre 1 y 3) que, a criterio de la Comisión de Tránsito, son las más destacadas de la entidad y que podrían ser tomadas en consideración en los reportes y otras publicaciones que, en el marco de la reforma del servicio civil, desarrolle la Autoridad Nacional del Servicio Civil.

La entidad podrá utilizar el formato de informe contenido en la sección cuatro del Manual de Dimensionamiento.
vii. El informe será remitido a SERVIR por el titular de la entidad, en un plazo no mayor a 15 días calendario, posteriores a la aprobación de la Comisión de Tránsito.
viii. De ser el caso, SERVIR podrá emitir opinión en relación a los resultados obtenidos del desarrollo de la presente fase y al cumplimiento de las disposiciones en la presente directiva.
ix. Remitido el informe de la fase 2 a SERVIR, la entidad se encuentra habilitada a solicitar a SERVIR la emisión de la "Resolución de Inicio de Proceso de Implementación", de acuerdo a lo establecido en la Directiva N° 003-2015-SERVIR/GPGSC aprobada por la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 137-2015-SERVIR/PE.

5.2.3. FASE 3: DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DE
LA DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA
ENTIDAD
a. La Fase 3 implica el análisis de los factores que determinan la composición (grupo, familia rol y nivel)
y cantidad de servidores que necesita la entidad. Para lograrlo, ésta se basa en un estudio de cargas de trabajo, cuyos parámetros se encuentran descritos en el Anexo 2 de la presente directiva, mediante el cual se identifica la brecha existente entre la dotación actual y la dotación necesaria para desarrollar adecuadamente sus procesos.
b. Para la aplicación de la fase 3 se deben cumplir las siguientes disposiciones:
i. La entidad debe determinar la carga de trabajo asociada a la ejecución de cada actividad o tarea, a fin de establecer el número de posiciones que requiere para cada uno de sus puestos. Para esto, se deberá efectuar un cálculo del tiempo que cada puesto dedica al mes para cada una de las actividades o tareas en los que está involucrado y la frecuencia mensual de realización de las mismas.
ii. A partir de esta información, la entidad podrá determinar la cantidad de puestos y posiciones que requiere para la eficiente ejecución de cada uno de sus procesos. Para la aplicación de lo señalado, la entidad podrá aplicar lo contenido en la Sección Tres del Manual de Dimensionamiento para las entidades públicas.
iii. El resultado de la determinación de la carga de trabajo deberá ser complementado con el análisis de su distribución, la organización de los servidores civiles (tomando en cuenta los grupos de servidores civiles, familias de puestos, roles y niveles de la carrera del servicio civil conforme a la Directiva N° 001-2015-SERVIR/GPGSC "Familias de puestos y roles y Manual de Puestos Tipo (MPT) aplicables al régimen del servicio civil") y materiales de la entidad (espacios físicos, recursos tecnológicos, etc.), con el fin de proyectar el nuevo requerimiento de personal en base a la Matriz de Procesos Ajustada contenida en el Anexo N° 1 de la presente directiva.
iv. Para la determinación de la dotación de los puestos del grupo de servidores civiles perteneciente a Directivos Públicos, se debe seguir lo siguiente:
- La determinación de los puestos directivos para el nivel organizacional 1 (alta dirección) y 2(órganos) de la entidad, se debe realizar a partir de lo establecido en el Anexo N° 3 de la presente directiva.
- Sólo los ministerios y las entidades administradoras de los fondos intangibles de la seguridad social, tendrán directivos hasta el nivel 3 (unidades orgánicas), de acuerdo a su Reglamento de Organización y Funciones.

En las demás entidades, los puestos responsables del nivel organizacional 3 forman parte del grupo de servidores civiles de carrera, conforme a lo establecido en el Anexo N° 3. SERVIR podrá aprobar excepciones a lo establecido en este punto, en cuyo caso las entidades públicas deberán proponerlas en el Informe de la fase 3.
v. Realizar el análisis de demanda y de variación de la oferta de prestaciones y servicios, según fuera el caso, en un horizonte temporal de tres (03) años. La aplicación de este numeral deberá ser trabajado coordinadamente con la Oficina de Recursos Humanos, o la que haga sus veces y con los demás órganos y unidades orgánicas de la entidad.
vi. La entidad analiza su propuesta de dotación atendiendo a las restricciones financieras y presupuestales existentes para la implementación del nuevo régimen del servicio civil.
vii. Los productos de esta fase son la Matriz de Dimensionamiento (Anexo N° 1 de la presente directiva) y el Informe. El Informe contiene lo siguiente:
- Dotación actual de la entidad: Contiene tablas, gráficos u otros elementos que refiejen la situación actual de la dotación de recursos humanos de la entidad clasificada y agrupada.
- Dotación esperada de la entidad: Contiene tablas, gráficos u otros elementos, que refiejen la situación esperada (en base al desarrollo de la fase 3) de la dotación de recursos humanos de la entidad clasificada y agrupada.
- Análisis de necesidades de dotación: Contiene los hallazgos obtenidos tras el ejercicio de comparación entre la situación actual de la entidad en cuanto a dotación y a la situación esperada a raíz de la implementación de las mejoras priorizadas y del cálculo de la carga laboral.

La entidad podrá utilizar el formato de informe contenido en la sección cuatro del Manual de Dimensionamiento.
viii. El Informe debe ser suscrito por la Comisión de Tránsito y contar con el visado de la Oficina de Recursos Humanos de la entidad, o la que haga sus veces.
ix. El Informe será remitido a SERVIR por el titular de la entidad, en un plazo no mayor a 15 días calendario, posteriores a la aprobación de la Comisión de Tránsito.
x. La fase 3 concluye con la aprobación del informe final por parte del titular de la entidad, previa opinión favorable de SERVIR.
xi. La aprobación del informe de dotación es referencial para la aprobación del CPE.

6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
6.1. DEL MANUAL PARA EL DIMENSIONAMIENTO
DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS
SERVIR aprobará mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva el Manual para el Dimensionamiento de las entidades públicas, el cual constituye el desarrollo metodológico de lo contenido en la presente directiva.

6.2. DIMENSIONAMIENTO DE ENTIDADES
NUEVAS
Las entidades nuevas, indicadas en el segundo párrafo del numeral 4.1 de la presente directiva, deberán seguir los siguientes lineamientos:
a. Si las entidades se crearon mediante la transferencia de funciones, la fusión o la extinción de otras entidades, deberán aplicar las tres fases indicadas en el numeral 5.2
de la presente directiva.
b. Si las entidades no se crearon sobre la base de la transferencia de funciones, la fusión o la extinción de otras entidades aplicar la fase uno y la fase tres, del numeral 5.2
de la presente directiva. La fase tres deberá tomar en cuenta estudios de demanda de sus prestaciones o servicios, así como análisis comparativos que ayuden a predecir la situación esperada en un horizonte de tres (03) años.
c. Estas entidades analizan su propuesta de dotación atendiendo a las restricciones financieras y presupuestales existentes para la implementación del nuevo régimen del servicio civil.

6.3. LINEAMIENTOS ESPECIALES DE
DIMENSIONAMIENTO
6.3.1. SERVIR emitirá los lineamientos para la determinación de puestos del grupo de directivos públicos en las entidades Tipo B. En tanto, no se hayan emitido estos lineamientos, las entidades Tipo B determinarán sus puestos directivos directamente con SERVIR, siempre y cuando se encuentren en la fase 3 del Dimensionamiento.

6.3.2. SERVIR aprobará los lineamientos de Dimensionamiento para las entidades públicas de Gobiernos Locales.

7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
TRANSITORIAS
7.1. Las entidades en proceso de tránsito que a la fecha de publicación de la presente directiva estén ejecutando alguna de las fases del dimensionamiento previstas en el numeral 5.2 deberán remitir a SERVIR un informe que de cuenta de los avances realizados y la metodología utilizada, en el plazo de 30 días hábiles contados a partir de la publicación de la presente directiva.

El informe deberá ser suscrito por el titular de la entidad, visado por la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces y la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces.

La Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos convalidará la información presentada en la medida que sea compatible con el contenido de la presente directiva a fin de que la entidad pueda continuar con el proceso de tránsito al nuevo régimen del servicio civil.

7.2. Las entidades que hayan iniciado el proceso de tránsito y que a la fecha de publicación de la presente directiva hayan solicitado a SERVIR el otorgamiento de la "Resolución de Inicio de Proceso de Implementación", conforme a lo previsto en la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 137-2015-SERVIR-PE que aprueba la Directiva de Inicio del Proceso de Implementación del Nuevo Régimen del Servicio Civil, sólo les será de aplicación las reglas establecidas para la Fase 3.

Anexo 1: Descripción de la Matriz para el Dimensionamiento El proceso de dimensionamiento genera información que debe ser recogida de forma organizada y estandarizada por todas las entidades. Para ello, se describe en este anexo la Matriz para el Dimensionamiento desarrollada en el programa Microsoft Excel, que deberán utilizar las entidades para presentar la información a SERVIR.

A continuación se describen las partes que componen la Matriz y se señala la información que deberá ser consignada en cada una de ellas.
? Pestaña 1: INICIO
La primera pestaña contiene la lista de los títulos de las siguientes hojas de la herramienta, así como una breve descripción de cada uno de ellos. Cada título está en formato de hipervínculo.
? Pestaña 2: MAPEO DE PUESTOS
Contiene la Matriz de Mapeo de Puestos, que es la herramienta que permite observar ordenadamente los datos sobre los puestos actuales de la entidad.
? Pestaña 3: REPORTES MAPEO
Contiene formatos predefinidos de reportes que permiten analizar los datos introducidos en la Matriz de Mapeo de Puestos (Pestaña 2). Los reportes se generan de manera automática.
? Pestaña 4: MATRIZ DE PROCESOS ACTUAL
Contiene una matriz que permite registrar y ordenar los datos obtenidos sobre los procesos de la entidad a través de las Fichas que corresponden a cada uno de los niveles. Los datos que deben contemplarse en esta matriz son los siguientes:

Columnas de la Matriz de Procesos Tipo Proceso Cód Proceso Nivel 0
Proceso Nivel 0
Cód.

Proceso Nivel 1
Proceso Nivel 1
Cód.

Proceso Nivel 2
Proceso Nivel 2
Cód.

Actividad Actividad Cód.

Tarea Tarea Órgano Unidad Orgánica Número Correlativo (Mapeo de Puestos)
Ejecutor o Tipo de proceso: Tipo de proceso nivel 0 según las categorías: estratégico, misional o de soporte.
o Código de proceso nivel 0: Código asignado al proceso de nivel 0 en su ficha técnica.
o Proceso nivel 0: Nombre asignado al proceso nivel 0 en su ficha técnica.
o Código de proceso nivel 1: Código asignado al proceso nivel 1 en su ficha técnica.
o Proceso nivel 1: Nombre asignado al proceso en su ficha técnica.
o Código de proceso nivel 2: Código asignado al proceso nivel 2 en su ficha técnica.
o Proceso nivel 2: Nombre asignado al proceso nivel 2 en su ficha técnica.
o Código de actividad: Código asignado a la actividad en la ficha técnica del proceso nivel 2 al cual corresponde.
o Actividad: Nombre asignado a la actividad en la ficha técnica del proceso nivel 2 al cual corresponde.
o Código de tarea: Código asignado a la tarea en la ficha técnica de la actividad a la cual corresponde.
o Tarea: Nombre asignado a la tarea en la ficha técnica de la actividad a la cual corresponde.
o Órgano: Nombre del órgano responsable de ejecutar la actividad o tarea, contenido en la ficha técnica del proceso nivel 2 o actividad a la cual corresponda.
o Unidad Orgánica: Nombre de la unidad orgánica responsable de ejecutar la actividad contenido en la ficha técnica del proceso nivel 2 o actividad a la cual corresponda.
o Ejecutor: Nombre del puesto ejecutor/responsable de la actividad contenido en la ficha técnica de procesos.
? Pestaña 5: MATRIZ DE PROCESOS AJUSTADA
Contiene la matriz de procesos resultante del desarrollo de la fase 2. Con base en esta matriz se realizarán los cálculos base de la dotación. En adición a los datos considerados en la Matriz de Procesos, en esta matriz se incluyen los siguientes:

Columnas adicionales de la Matriz de Procesos Ajustada Nivel Organizacional (Solo a Grupo Directivo)
Frecuencia Mensual Duración (horas) Tiempo Suplementario Total Tiempo (horas)
Horas por Trabajador Servidores Públicos Grupo Familia Rol Nivel (Solo a Grupo Carrera)
Nombre del Puesto o Nivel Organizacional: nivel 1, 2 o 3 de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones vigente de la entidad.
o Frecuencia Mensual: número de veces que se repite dicha actividad o tarea al mes. Esta columna se llena a partir de la información obtenida en el levantamiento de tiempos y frecuencias.
o Duración (horas): tiempo de duración de la actividad o tarea. Esta columna se llena a partir de la información obtenida en el levantamiento de tiempos y frecuencias.
o Tiempo Suplementario: porcentaje de tiempo que concede al trabajador con el objeto de compensar los retrasos, las demoras y elementos externos (necesidades personales, fatiga, reuniones de trabajo) que se presenten al momento de ejecución de la actividad o tarea. Producto de la revisión bibliográfica se ha determinado que este debe ser un 10%; este porcentaje aparece de forma automática en el Excel y no podrá ser editado.
o Total Tiempo (en horas): cálculo automático del tiempo total dedicado al mes a dicha actividad por el puesto Ejecutor. Esta columna es resultado de la multiplicación de la columnas "Frecuencia Mensual", "Duración" y "Tiempo Suplementario"
o Horas por Trabajador: cifra que marca el número de horas de trabajo al mes que debe desempeñar cada trabajador. Se consigna el número 176, producto de la multiplicación de 8 horas de trabajo al día por el promedio de días laborables en un mes (22); este número aparece de forma automática en el Excel y no podrá ser editado.
o Servidores Públicos: calculo automático número de servidores civiles que son necesarios al mes para realizar la actividad o tarea. Esta columna se calcula a partir de la división entre la columna "Total Tiempo" y "Horas por Trabajador"; esta columna se calcula de forma automática en el Excel. A partir de esta columna se determina la necesidad de recursos humanos por cada uno de los puestos.
o Grupo de servidores civiles: funcionarios, directivos, servidores civiles de carrera y servidores civiles de actividades complementarias.
o Familia de puestos: conjunto de puestos con funciones, características y propósitos similares.
o Rol: las familias de puestos están conformadas por uno o más roles.
o Nivel: niveles para los servidores civiles de carrera.
o Nombre del puesto: es el nombre que se le asigna al "ejecutor" luego de determinar su grupo de servidores civil, familia de puestos, rol y nivel.
? Pestaña 6: Pertinencia de Dotación En esta pestaña se muestra en forma de Tabla Dinámica, los resultados de levantamiento de tiempos y frecuencias a fin de que la entidad pueda analizar la distribución de la carga de trabajo y determinar el grupo de servidor civil, familia de puesto, rol y nivel de carrera de los ejecutores:

Pertinencia de Dotación Naturaleza del Órga(Todas)
Órgano (Todas)
Unidad Orgánica (Todas)
Ejecutor (Todas)
Dotación Tipo Proceso Proceso Nivel 0 Proceso Nivel 1 Proceso Nivel 2 Actividad Tarea Total (en blanco) (en blanco) (en blanco) (en blanco) (en blanco) (en blanco) 0.0
Total Dotación 0.0
PERTINENCIA DE DOTACIÓN
? Pestaña 6: Necesidades Dotación Puestos En esta pestaña se muestra en forma de Tabla Dinámica las necesidades de personal de la entidad en comparación con la dotación actual (Mapeo de Puestos).

Pestaña de Necesidades de Dotación Naturaleza del órgano (Todas)
Órgano (Todas)
Unidad Orgánica (Todas)
Datos Grupo Familia Rol Nivel Nombre del puesto Suma de Dotación Actual Suma de Dotación Según Cargas de Trabajo Suma de Necesidades dotación 0.0 0.0 0.0
0 0 0 0 0 0.0 0.0 0.0
Total general 0.0 0.0 0.0
Anexo 2: Parámetros para el Desarrollo del Estudio de Cargas de Trabajo El estudio de cargas de trabajo debe tomar en cuenta o adecuarse, de ser el caso, a los siguientes parámetros técnicos de cálculo, según corresponda:
a. Frecuencia Mensual: Número de veces que se repite la ejecución de una actividad o tarea al mes.
b. Duración (horas): Tiempo de duración de la ejecución de una actividad o tarea.
c. Tiempo Suplementario: Porcentaje de tiempo que concede al trabajador con el objeto de compensar los retrasos, las demoras y elementos externos que se presenten al momento de ejecución de la actividad o tarea, que será como máximo 10%.
d. Total Tiempo (en horas): Cálculo automático del tiempo total dedicado al mes a dicha actividad por el puesto Ejecutor. Esta columna es resultado de la multiplicación de la columnas "Frecuencia Mensual", "Duración" y "Tiempo Suplementario"
e. Horas por Trabajador: Cifra que marca el número de horas de trabajo al mes que debe desempeñar cada trabajador.

Se consigna el número 176, producto de la multiplicación de 8 horas de trabajo al día por el promedio de días laborables en un mes (22); este número aparece de forma automática en el Excel y no podrá ser editado.
f. Servidores Públicos: Cálculo automático número de servidores civiles que son necesarios al mes para realizar la actividad o tarea. Esta columna se calcula a partir de la división entre la columna "Total Tiempo" y "Horas por Trabajador";
esta columna se calcula de forma automática en el Excel.

Anexo 3: Puestos del Grupo de Directivos Públicos La determinación de los puestos directivos del primer y segundo nivel organizacional, de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones vigente de una determinada entidad, se realiza a partir de la siguiente tabla:

Tabla Directivos Públicos Clasificación de la Entidad Nivel Organizacional 1 2 3
Naturaleza del Órgano o Unidad Orgánica Alta Dirección Línea, Consultivo Apoyo, Asesoramiento, Control Institucional y Defensa Judicial Línea, Consultivo Apoyo, Asesoramiento, Control Institucional y Defensa Judicial Ministerios FP DP DP DP DP
Organismos Reguladores DP DP DP CA CA
Organismos Técnicos Especializados DP DP DP CA CA
Organismos Públicos Ejecutores DP DP DP CA CA
Rectores de Sistemas Administrativos DP DP DP CA CA
Organismos Constitucionalmente Autónomos DP DP DP CA CA
Poder Judicial DP DP DP CA CA
Entidades Administradoras de los Fondos Intangibles de la Seguridad Social
DP DP DP DP DP
Universidades DP DP DP CA CA
FP: Funcionario Público DP: Directivo Público CA: Servidor Civil de Carrera Para el caso de los Ministerios y Entidades Administradoras de los Fondos Intangibles de la Seguridad Social, tendrán directivos hasta el nivel 3, de acuerdo al ROF vigente. En las demás entidades los puestos responsables del nivel organizacional 3 serán considerados como parte del grupo de servidores civiles de carrera, salvo excepciones que sean aprobadas por SERVIR.

Anexo 2
Modificación de los Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del servicio civil, aprobada en sesión N° 023-2015
"(?)
5. Etapa 3: Aplicación de la mejora interna La entidad promueve una mejora integral en sus procesos y puestos a través de la mejora de sus instrumentos de gestión:

1. De ser el caso, actualiza o reestructura el Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

2. Mejora sus procesos, actualiza o reestructura el Manual de Procesos.

3. Realiza la determinación y análisis de la dotación.

4. Establece los puestos necesarios y los perfiles de dichos puestos, acorde con las funciones que deban desempeñar.

A partir de ello, se elabora el Manual de Perfiles de Puestos - MPP, de conformidad con la metodología aprobada por
SERVIR.

5. Una vez actualizados los instrumentos de gestión señalados en los puntos anteriores, valoriza los puestos, de acuerdo con el Reglamento de Compensaciones dispuesto por la Décima Disposición Complementaria Final de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil.

6. Elabora el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE). Este instrumento de gestión reemplaza al Cuadro de Asignación de Personal (CAP) y al Presupuesto Analítico de Personal (PAP) de conformidad con lo dispuesto en la Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil." (?)
Cuadro 1: Etapas del proceso de tránsito de una entidad al nuevo régimen del Servicio Civil y sus respectivos resultados esperados Anexo 3
Modificación de la Guía de Mapeo de Puestos, aprobada en sesión N° 023-2015
"(?)
III. Utilización de la herramienta "paso a paso" (?)
d) Ingreso de datos a la Matriz de Mapeo de Puestos (?)
Tercera consideración Se deben ubicar los casos de puestos dentro en una misma unidad orgánica, que se encuentran bajo el mismo régimen laboral o modalidad contractual, gozan de una remuneración similar y realizan funciones idénticas. Esos son los casos de puestos idénticos, con las mismas funciones, pero que por diferentes razones aparecen bajo nombres distintos.

Por ejemplo, si en vez del caso de los dos "Analistas de compras" de la Subjefatura de Logística (unidad orgánica), tuviéramos en la realidad dos puestos bajo el D.Leg. 1057: "Analista de contrataciones" y "Analista de procesos de compras". En ambos casos los puestos demandan S/.3,500 mensuales del presupuesto por concepto de remuneración y tienen como funciones esenciales "gestionar los procesos de contratación de bienes y servicios" y "realizar informes mensuales de ejecución presupuestal de contrataciones". Frente a ese caso, ¿qué es lo que se debería hacerfiLa respuesta a ése y otros casos similares puede leerse a través del siguiente gráfico:

Sin embargo, existen casos para los cuales el agrupamiento de puestos con funciones similares en una misma fila de registro no aplicaría:
? Los casos en los que uno, o más, de los puestos identificados (para estandarizar nombre) se encuentra bajo un régimen laboral/modalidad contractual diferente al del resto que forma parte del conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila diferente.
? Los casos en los que uno, o más, de los puestos identificados (para estandarizar nombre) no cuenta con ocupantes. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila diferente.
? Los casos en los que uno, o más, de los puestos identificados (para estandarizar nombre) implica una remuneración distinta a la del resto que forma parte del conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila diferente.

En los casos listados no se podrá hacer el registro en una sola fila, no obstante, se deberá mantener el mismo nombre de puestos (nombre estandarizado) en las diferentes filas en las que se haga el registro de datos para los diferentes campos de la matriz. (?)".
Organismos Tecnicos Especializados, Autoridad Nacional del Servicio Civil