Oficializan el "II Censo Nacional de Archivos 2014" que tendrá cobertura geográfica en las veinticinco regiones del país RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 355-2014-AGN/J Lima, 10 de octubre de 2014 VISTO, el Informe 057-2014-AGN-DNDAAI, de fecha 3 de octubre de 2014, de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, y el Informe N° 163-2014-AGN-DNDAAI-DNA, de fecha 3 de octubre de 2014, de la Dirección de Normas Archivísticas; CONSIDERANDO: Que, el Archivo General de la Nación es el órgano rector sábado, octubre 18, 2014

Oficializan el "II Censo Nacional de Archivos 2014" que tendrá cobertura geográfica en las veinticinco regiones del país
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 355-2014-AGN/J
Lima, 10 de octubre de 2014
VISTO, el Informe 057-2014-AGN-DNDAAI, de fecha 3 de octubre de 2014, de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, y el Informe N° 163-2014-AGN-DNDAAI-DNA, de fecha 3 de octubre de 2014, de la Dirección de Normas Archivísticas;

CONSIDERANDO:

Que, el Archivo General de la Nación es el órgano rector y central del Archivo General de la Nación, siendo uno de sus fines proponer la política nacional en materia archivística y supervisar y evaluar su cumplimiento;

Que, mediante Resolución Jefatural N° 245-2014-AGN/J, de fecha 22 de julio de 2014, se aprobó el Plan de Trabajo del "II Censo Nacional de Archivos 2014";

Que, con Resolución Ministerial N° 333-2014-MC, de fecha 22 de setiembre de 2014, se encargó al Archivo General de la Nación la ejecución, planeamiento, organización y dirección del "II Censo Nacional de Archivos 2014";

Que, conforme a lo establecido en el artículo 9°, literal c, del Decreto Legislativo N° 604, es función del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI)
normar, supervisar y evaluar los métodos, procedimientos y técnicas estadísticas e informáticas utilizadas por los órganos de los Sistemas Nacionales de Estadística e Informática;

Que, mediante Informe N° 067-2014-INEI/DNCE-DECEEE, de fecha 22 de setiembre de 2014, la Dirección Nacional de Censos y Encuestas del INEI opina que el "II Censo Nacional de Archivos 2014" cumple con los lineamientos metodológicos, instrucciones, para el llenado del formulario conteniendo las instrucciones generales, instrucciones específicas, concepto de variables a ser estudiadas, además del directorio de empresas a investigarse y los formularios respectivos;

Que, la Dirección de Normas Archivísticas, unidad orgánica del Archivo General de la Nación responsable de la ejecución y cumplimiento del Plan de Trabajo del "II Censo Nacional de Archivos 2014", solicita la emisión del acto resolutivo que disponga la realización del Censo y establezca el periodo de empadronamiento a nivel nacional, así como el deber de los integrantes del Sistema Nacional de Archivos de proporcionar la información estadística requerida en el plazo que señale el Archivo General de la Nación;

Con los visados de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, la Oficina General de Asesoría Jurídica y la Dirección de Normas Archivísticas;

De conformidad con la Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N° 008-92-JUS y modificado por los Decretos Supremos N° 005-93-JUS y N° 011-2009-JUS, la Resolución Ministerial N° 333-2014-MC y el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, aprobado por Resolución Ministerial N° 197-93-JUS;

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Oficializar el "II Censo Nacional de Archivos 2014", que tendrá una cobertura geográfica en las veinticinco (25) regiones del país; cuya supervisión nacional estará a cargo del Director de la Dirección de Normas Archivísticas Artículo Segundo.- Establecer que el empadronamiento se realizará del 15 de octubre al 13 de noviembre de 2014.

Artículo Tercero.- Disponer que los integrantes del Sistema Nacional de Archivos proporcionarán la información estadística requerida en el plazo que establezca el Archivo General de la Nación.

Artículo Cuarto.- Publicar la presente Resolución y sus anexos en el diario oficial "El Peruano" y en el portal web institucional.

Regístrese, comuníquese y archívese.

PABLO ALFONSO MAGUIÑA MINAYA
Jefe Institucional
II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014
Resolución Ministerial N°333-2014-MC
Decreto Supremo N° 043 – 2001 – PCM del Secreto Estadístico
Cédula Censal de Entidades Públicas
Doc.CENAR.02.01
CAPÍTULO I: LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA Código B. UBICACIÓN CENSAL
1. Departamento
4. N° ID Censal 2. Provincia
5. Área de Empadronamiento Censal (AEC)
3. Distrito
6. Nombre de la Entidad 7. RUC.

8. Dirección: Tipo de Vía: Avenida ...... 1 Calle ....... 2 Jirón ............3 Pasaje ........... 4 Carretera ........... 5 Prolongación ..... 6 Otro ............ 7
Nombre de Vía N° de Puerta Interior Piso Block Manzana Lote Km.

Referencia de la dirección 9. Sector al que pertenece: Legislativo ... 1 Ejecutivo ..... 2 Judicial ... 3 Organismo Const. Autónomo. .... 4 Gob. Regionales ... 5 Gob. Locales ..... 6
10. Página Web: 11. Año de inicio de actividades:

CAPÍTULO II: LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO
1. Dirección: Tipo de Vía: Avenida ............................................ 1 Calle ....... 2 Jirón ........ 3 Pasaje ..... 4 Carretera .... 5 Prolongación . 6 Otro ........ 7
Nombre de Vía N° de Puerta Interior Piso Block Manzana Lote Km.

Distrito: Referencia de la dirección 2. Órgano funcional del que depende 3. Denominación del Archivo 4. Año de inicio de funciones 5. Correo electrónico 6. Teléfono 7. Anexo 8. Fax
9. Horario de atención
CAPÍTULO III: CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL ARCHIVO
¿El Archivo … SI NO
1. Se encuentra dentro de la estructura orgánica de la entidadfi1 2
2. Tiene presupuesto asignadofi1 2
3. Tiene personal permanentefi1 2
4. Brinda servicios al públicofi1 2
5. Cuenta con Programa de Control de Documentosfi1 2
CAPÍTULO IV: IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE
1. Apellidos y nombres del Informante 2. Sexo 3. Edad 4. Último nivel de estudios alcanzado Sin nivel ................................... 1
Inicial ........................................ 2
Primaria incompleta ................. 3
Primaria completa .................... 4
Secundaria incompleta ............ 5
Secundaria completa ............... 6
Superior no univ. incompleta ... 7
Superior no univ. completa...... 8
Superior univ. incompleta ........ 9
Superior univ. completa ......... 10
Postgrado............................... 11
M F
1 2 Código
5. Cargo del Informante 6. Móvil:

Jefe/Director................. 1 Gerente o subgerente ..... 2 Especialista ......................... 3
Administrativo .............. 4 Técnico ............................ 5 Otro ..................................... 6 (Especifique)
7. Correo electrónico:

ENTREVISTA Y SUPERVISIÓN (No llenar)
VISITA
Entrevista Supervisión del Coordinador(a) Regional Fecha Hora Resultado de la visita (*)
Próxima visita Fecha Tipo de Errores encontrados Calificación del diligenciamiento De A Fecha Hora PRIMERA Diligenciamiento .......... 1 Concepto ....... 2
Bueno ................ 1
Regular .............. 2
Malo ................... 3
SEGUNDA Observación
TERCERA
Resultado Final del Empadronamiento Fecha Día Mes Año (*) CÓDIGOS DE RESULTADO Modalidad de Empadronamiento
Completa ........................... 1
Incompleta ......................... 2
Ausente ............................. 3
Rechazo ............................ 4
No ubicada ............................... 5
Pendiente con cita ................... 6
Otro .......................................... 7 (Especifique)
Entrevista directa ...............................1
Aut oempadr onami ent o .......................2
(*)
Resultado
¿El Archivo…
6. ¿Administra y/o custodia documentos…
De todas las direcciones u oficinas de la entidad a la que pertenecefi................1
De algunas direcciones u oficinas de la entidad a la que pertenecefi..................2
De una sola dirección y/o oficina de la entidad a la que pertenecefi................... 3
7. ¿Administra y/o custodia documentos…
Con fecha de antigüedad de: 1 a 30 años o másfi............................................. 1
Con fecha de antigüedad de: 1 a 20 añosfi........................................................ 2
Con fecha de antigüedad de: 1 a 5 años fi......................................................... 3
CAPÍTULO V: INFRAESTRUCTURA
Las preguntas de este capítulo permitirán conocer las características del local que ocupa el Archivo, como: ubicación, régimen de tenencia, disponibilidad de espacio, material predominante en los techos y paredes, servicios, entre otros. Asimismo, se conocerá la disponibilidad del mobiliario y equipamiento.

501. ¿EL LOCAL QUE OCUPA EL ARCHIVO ES…
Propiofi...................................................................................... 1
Alquiladofi................................................................................. 2
Cedidofi..................................................................................... 3
Prestadofi.................................................................................. 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
502. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA UBICADO EN EL(LA)…
Primer pisofi.............................................................................. 1
Segundo pisofi.......................................................................... 2
Sótanofi..................................................................................... 3
Azoteafi..................................................................................... 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
503. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA UBICADO DENTRO DE
LA ENTIDADfi
Si ................................ 1 No............................ 2
504. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO CUENTA CON ESPACIO SUFICIENTE
PARA ALMACENAR TODOS LOS DOCUMENTOS DE LA ENTIDADfi
Si ................................ 1 No............................ 2
505. ¿CUÁL ES EL MATERIAL CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN EL
TECHO DEL LOCAL…
Concreto armadofi.................................................................... 1
Maderafi.................................................................................... 2
Tejasfi....................................................................................... 3
Planchas de calamina, fibra de cemento o similaresfi.............. 4
Otro materialfi_____________________________________ 5 (Especifique)
506. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
LAS PAREDES DEL LOCAL…
Ladrillo o bloque de cementofi................................................. 1
Piedra o sillar con cementofi.................................................... 2
Adobe o tapiafi......................................................................... 3
Quincha (caña de barro)fi........................................................ 4
Maderafi................................................................................... 5
Otrofi___________________________________________ 6 (Especifique)
507. ¿CUÁL ES EL ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL LOCALfi
Bueno ....................................................................................... 1
Regular ..................................................................................... 2
Malo .......................................................................................... 3
508. ¿EL LOCAL CUENTA CON SERVICIOS…
Tipo de Servicios Si No 508A. ¿Cuál es el estado de las instalacionesfi Bueno Regular Malo Eléctricosfi1 2 1 2 3
De aguafi1 2 1 2 3
Sanitariosfi1 2 1 2 3
509. ¿QUÉ TIPO DE ILUMINACIÓN TIENE EL LOCAL…
Naturalfi.................................................................................... 1
Artificial:

Eléctr icafi.................................................................................. 2
Gasfi......................................................................................... 3
Otrofi___________________________________________ 4 (Especifique)
Pase a 509
OBSERVACIONES:

510. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON…
SI NO
510.A
¿Cantidadfi 510.B
¿Materialfi 510.C
¿Año Promedio de antigüedadfi 510.D
¿Estado de Conservaciónfi Metal Madera Menos de 3
años Más de 3 años Bueno Regular Malo Mobiliario
Archivador de gavetafi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Mesa de trabajofi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Vitrinafi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Armariofi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Estante/Anaquel fijofi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Estante/Anaquel móvilfi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Escritoriofi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Sillafi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Otrofi____________________________ (Especifique)
1 2
1 2 1 2 1 2 3
Equipamiento
Computadorafi1 2
1 2 1 2 3
Impresora multifuncionalfi1 2
1 2 1 2 3
Impresorafi1 2
1 2 1 2 3
Fotocopiadorafi1 2
1 2 1 2 3
Scannerfi1 2
1 2 1 2 3
Cámara de seguridadfi1 2
1 2 1 2 3
Planotecafi1 2
1 2 1 2 3
Equipo de aire acondicionadofi1 2
1 2 1 2 3
Extractor de airefi1 2
1 2 1 2 3
Extintorfi1 2
1 2 1 2 3
Deshumedecedorfi1 2
1 2 1 2 3
Detector de humo / Sensor de aguafi1 2
1 2 1 2 3
Ventiladorfi1 2
1 2 1 2 3
Coche, Bugui, Patofi1 2
1 2 1 2 3
Lustradora / Aspiradorafi1 2
1 2 1 2 3
Escalera portátilfi1 2
1 2 1 2 1 2 3
Otrofi____________________________ (Especifique)
1 2
1 2 1 2 1 2 3
TERCERIZACIÓN
511. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON SERVICIOS DE TERCEROS PARA LAS TAREAS RELATIVAS A LAS LABORES ARCHIVÍSTICASfi
Sí .................... 1 No ................. 2
511.A ¿Cuál es el nombre de la empresa tercerizadorafi _____________________________________
511.B ¿Fechas extremas de la documentación en custodiafi ____________________________________
Pase a 512
REPOSITORIO
512. EL ARCHIVO, ¿CUÁNTOS REPOSITORIOS TIENEfi
513. EL REPOSITORIO PRINCIPAL SE ENCUENTRA UBICADO…
Dentro del mismo Archivofi.............................. 1
Dentro de la Entidadfi...................................... 2
Fuera de la Entidadfi........................................ 3
514. ¿EL REPOSITORIO PRINCIPAL ES...

Propiofi...................................................................................... 1
Alquiladofi................................................................................. 2
Prestadofi.................................................................................. 3
Cedido en usofi......................................................................... 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
515. ¿EL REPOSITORIO SE ENCUENTRA UBICADO EN EL(LA)…
Primer pisofi...................... 1 Azoteafi.......................... 4
Segundo pisofi.................. 2 Otrofi______________ 5
Sótanofi............................. 3 (Especifique)
516. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
LAS PAREDES DEL REPOSITORIO…
Ladrillo o bloque de cementofi.................................................. 1
Piedra o sillar con cal o cementofi............................................ 2
Adobe o tapiafi.......................................................................... 3
Quincha (caña con barro)fi....................................................... 4
Maderafi.................................................................................... 5
Otro materialfi_____________________________________ 6 (Especifique)
517. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
EL TECHO DEL REPOSITORIO…
Concreto armadofi................................................................... 1
Maderafi................................................................................... 2
Tejasfi....................................................................................... 3
Planchas de calamina, fibra de cemento o similaresfi............. 4
Otro materialfi____________________________________ 5 (Especifique)
518. ¿EL REPOSITORIO CUENTA CON SERVICIOS…
Tipo de Servicios Si No 518A. ¿Cuál es el estado de las instalacionesfi Bueno Regular Malo Eléctricosfi1 2 1 2 3
De aguafi1 2 1 2 3
Sanitariosfi1 2 1 2 3
519. ¿QUÉ TIPO DE ILUMINACIÓN TIENE EL REPOSITORIO…
Naturalfi................................................................................ 1
Artificial:

Eléctricafi.............................................................................. 2
Gasfi..................................................................................... 3
Otrofi__________________________________________ 4 (Especifique)
CAPÍTULO VI: PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

601. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON…
SI NO
1. Directivas sobre conservación de documentosfi1 2
2. Registro de incidenciasfi1 2
3. Políticas de salud de personalfi1 2
4. Plan de conservación y de prevención de siniestros de acuerdo a la normatividad archivística vigentefi 1 2
602. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON ÁREAS…
SI NO
1. De trabajofi1 2
2. De depósitofi1 2
3. De servicio para atención al públicofi1 2
4. De administraciónfi1 2
603. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON ÁREAS DE SEGURIDAD
SEÑALIZADASfi
Si ................................ 1 No............................ 2
604. ¿EL LOCAL CUENTA CON SALIDAS DE EMERGENCIAfi
Sí .................. 1
No................. 2
605. ¿EL MATERIAL PREDOMINANTE EN EL REVESTIMIENTO DE
PAREDES Y MUROS DEL ARCHIVO ES…
Alfombrafi.......................... 1 Machimbradofi.................. 4
Tapizónfi............................ 2 Otrofi________________ 5
Corchofi.............................. 3 (Especifique)
NO TIENE ......................... 6
606. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA CERCANO A…
SI NO
1. Fábricas que implique riesgos de seguridadfi1 2
2. Comisaríasfi1 2
3. Cuartelesfi1 2
4. Cárcelesfi1 2
5. Otros _________________________________ fi (especifique) (grifos, ríos, pozos de agua, etc.)fi 1 2
607. CON RESPECTO AL MEDIO AMBIENTE, ¿EN EL ARCHIVO SE
REALIZAN LAS ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Limpiar los ambientesfi1 2
2. Limpiar a los documentosfi1 2
3. Limpiar los mobiliariosfi1 2
4. Ventilar o airear el ambientefi1 2
5. Evitar la incidencia de luz natural o artificial sobre los documentosfi 1 2
6. Prevenir la acción de la contaminación ambientalfi1 2
7. Fumigar del localfi1 2
Pase a Cap. VI
Pase a Cap. VI
¿Cuántasfi
608. CON RESPECTO AL MANEJO DE DOCUMENTOS, ¿EN EL ARCHIVO
SE REALIZAN LAS ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Proteger los documentos en cajas, folders o cualquier otro elemento similarfi 1 2
2. Evitar el uso de productos químicosfi1 2
3. Restringir el servicio de los documentos deterioradosfi 1 2
4. Entregar mediante copias los documentos más consultadosfi 1 2
5. Evitar el uso de cintas adhesivasfi1 2
609. CON RESPECTO A LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS, ¿EN EL
ARCHIVO SE REALIZAN LAS ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Prohibir el ingreso de personas no autorizadasfi1 2
2. Prohibir fumar, comer o beber en las áreas donde existen documentosfi 1 2
3. Obligar a desconectar los servicios eléctricos al término de la jornada laboralfi 1 2
4. Prohibir mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.)fi 1 2
5. Utilizar cámaras de video vigilanciafi1 2
610. CON LA FINALIDAD DE PREVENCIÓN DE RIESGO, ¿EL ARCHIVO
REALIZA ACCIONES PARA EVITAR…
SI NO
1. Humedadfi1 2
2. Enfriamientofi1 2
3. Calentamientofi1 2
4. Exposición al solfi1 2
5. Inundacionesfi1 2
6. Contaminación ambientalfi1 2
7. Insectosfi1 2
8. Roedoresfi1 2
9. Manipulación inadecuadafi1 2
10. Hongosfi1 2
11. Bacteriasfi1 2
611. ¿EL PERSONAL DEL ARCHIVO CUENTA CON MATERIALES DE
PROTECCIÓNfi
Si ................................ 1 No ........................... 2
612. ¿SE BRINDA MATERIALES DE ASEO AL PERSONAL DEL ARCHIVOfi
Si ................................ 1 No ........................... 2
613. ¿EN ESTE ARCHIVO QUÉ CANTIDAD DE DOCUMENTOS
CONSERVANfi
En metros lineales
614. EN ESTE ARCHIVO, ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS CONSERVAN…
SI NO
1. Manuscritosfi1 2
2. Impresosfi1 2
3. Planos, mapas, croquisfi1 2
4. Fotografíasfi1 2
5. Video cassetesfi1 2
6. Microfilmfi1 2
7. CD, DVD, Blue rayfi1 2
8. USBfi1 2
9. Otrosfi_____________________________ (Especifique)
1 2
615. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿SE HA REALIZADO RESTAURACIÓN
DE DOCUMENTOSfi
Si .................. 1 No .............. 2
616. ¿DE QUÉ MANERA SE HA REALIZADO LA RESTAURACIÓN DE
DOCUMENTOSfi
Empírica .......................................... 1
Técnica ............................................ 2
CAPÍTULO VII: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: Procedimiento archivístico que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de atención establecidos en el Programa de Control de Documentos.

701. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON EL CRONOGRAMA ANUAL DE
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2014fi
Si ................................ 1 No............................ 2
702. ¿DESDE EL AÑO 2008, SE HAN REALIZADO TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTOS AL…
SI NO
1. Archivo General de la Naciónfi1 2
2. Archivo Regionalfi1 2
3. Archivo Subregionalfi1 2
4. Otrofi_______________________________ (Especifique)
1 2
703. ¿POR QUÉ NO SE HAN REALIZADO TRANSFERENCIASfi (Circule una o más alternativas)
No tiene Presupuesto ............................................................... 1
No tiene personal suficiente………………………………………2
Falta de espacio en el siguiente nivel de Archivos .................. 3
No se realizó la solicitud para la transferencia ........................ 4
Solicitud denegada ................................................................... 5
Otros ____________________________________________ 6 (Especifique)
704. ¿SE TIENEN DOCUMENTOS PARA TRANSFERIR AL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN, ARCHIVO REGIONAL O SUB
REGIONALfi
Si .......................................... 1
No ......................................... 2
No sabe……………………….3
¿En qué cantidadfi Metros lineales
Pase a Cap. VII
Si en alguna alternativa circuló 1=Sí Pase a 704
CAPÍTULO VIII: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación.

801. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON EL CRONOGRAMA ANUAL DE
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 2014fi
Si .................. 1 No ............. 2
802. ¿CUÁNTAS ELIMINACIONES PROGRAMÓ PARA EL AÑO 2014fi
803. ¿CUÁNTAS SOLICITUDES DE ELIMINACIÓN HA PRESENTADO EL
AÑO AL…
Archivo General de la Naciónfi
Archivo Regional / Sub Regionalfi
NO PRESENTÓ SOLICITUD.................... 1
804. ¿CUÁNTAS SOLICITUDES FUERON APROBADAS EN EL AÑO 2014
POR…………………………………….fi (Archivo al que presentó la solicitud)
805. ¿SE TIENE DOCUMENTOS PARA ELIMINARfi
Si .......................................... 1
No ......................................... 2
806. EN PROMEDIO, ¿CUÁNTOS METROS LINEALES DE DOCUMENTOS
TIENE POR ELIMINARfi
Metros lineales
CAPÍTULO IX: SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA
SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA: Servicios que presta el Archivo a usuarios externos e internos de la documentación que administra y custodia.

901. ¿CONOCE USTED EL ALCANCE DEL DECRETO SUPREMO N° 070-2013-PCM SOBRE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSfi
Si .......................................... 1
No ......................................... 2
902. ¿SU ARCHIVO DISPONE DEL MANEJO DE INFORMACIÓN
DIGITALIZADAfi
Si .......................................... 1
No ......................................... 2
903. ¿LOS SERVICIOS DEL ARCHIVO FIGURAN EN LOS
PROCEDIMIENTOS SEGÚN EL TUPAfi
Si .......................................... 1
No ......................................... 2
904. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON…
SI NO
1. Directivas sobre transparencia o servicios de informaciónfi 1 2
2. Registro de las solicitudesfi1 2
3. Registro de incidencias por tipo de documentosfi 1 2
CAPÍTULO X: LEGISLACIÓN Y NORMAS
NORMATIVIDAD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: El Sistema Nacional de Archivos dispone de un conjunto de leyes, normas técnicas y directivas que regulan el desarrollo de las actividades, procedimientos y ejecución de los órganos que integran el Sistema.

1001. ¿QUÉ LEYES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CONOCE…
Ley
¿Conoce la leyfi 1001.A
¿Aplica la leyfi (Sólo si circuló código 1 en pgta.

1001)
1001.B
¿Cuál es la razón principal por la que no aplicafi (Sólo si circuló código 2 en pgta.

1001.A)
Si No Si No Código Ley N°25323- Ley del Sistema Nacional de Archivosfi........................... 1 2 1 2
D.Leg N°19414- Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Naciónfi.....................................................

1 2 1 2
R.J. N°076 Reglamento Aplicaciones y Sancionesfi............................... 1 2 1 2
RAZÓN PRINCIPAL
Falta de presupuesto .............. 1 Falta de orientación .............. 5
Falta de apoyo institucional .... 2 Otra ....................................... 6
No sabe aplicarlas................... 3 (Especifique)
Falta de tiempo ....................... 4
Pase a Cap. IX
Pase a 805
Pase a 803
Pase a 1002
1002. ¿QUÉ NORMAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CONOCE…
Normas Técnicas
¿Conoce la norma técnicafi 1002.A
¿Aplica la norma técnicafi (Sólo si circuló código 1 en pgta. 1002)
1002.B
¿Cuál es la razón principal por la que no aplicafi (Sólo si circuló código 2 en pgta. 1002.A)
Si No Si No Código S.N.A. 01 Administración de Archivosfi.................................................... 1 2 1 2
S.N.A. 02 Organización de Documentosfi................................................ 1 2 1 2
S.N.A. 03 Descripción Documentalfi......................................................... 1 2 1 2
S.N.A. 04 Selección Documentalfi............................................................ 1 2 1 2
S.N.A. 05 Conservación de Documentosfi................................................ 1 2 1 2
S.N.A. 06 Los Servicios Archivísticosfi..................................................... 1 2 1 2
Directiva 3 Formulación del Plan Anual de Archivosfi.............................. 1 2 1 2
Directiva 4 Formulación del Programa de Control de Documentosfi....... 1 2 1 2
Directiva 5 Transferencia de Documentosfi.............................................. 1 2 1 2
Directiva 6 Eliminación de Documentosfi.................................................. 1 2 1 2
Directiva 7 Conservación de Documentosfi.............................................. 1 2 1 2
Directiva 1 Normas complementarias para la transferencia del acervo documentalfi..............................................................................................

1 2 1 2
RAZÓN PRINCIPAL
Falta de presupuesto ............... 1 Falta de orientación ............... 5
Falta de apoyo institucional ..... 2 Otra ........................................ 6
No sabe aplicarlas ................... 3 (Especifique)
Falta de tiempo ........................ 4
1003. ¿HAN ELABORADO PLANES Y/O PROGRAMAS TÉCNICOS COMO…
SI NO
Plan de Trabajo Institucional de Archivosfi1 2
Programa de Control de Documentosfi1 2
Plan de conservación y prevención de siniestrosfi1 2
Otro documentofi________________________ (Especifique)
1 2
1004. ¿LOS PLANES Y/O PROGRAMAS TÉCNICOS SE HAN
FORMULADO EN COORDINACIÓN CON EL ÓRGANO DE
PLANIFICACIÓN DE LA ENTIDADfi
Si................... 1 No ................. 2
1005. ESTOS PLANES Y/O PROGRAMAS, ¿HAN SIDO APROBADOS POR…
Vice Ministro o Máxima Autoridad de la Entidadfi...... 1
Director Técnicofi....................................................... 2
Funcionario equivalentefi........................................... 3
NO HAN SIDO APROBADOS .................................... 4
1006. ¿POR QUÉ NO HAN SIDO APROBADO(S)fi (Circule una o más alternativas)
Desconocían que tenían que ser aprobadas ............. 1
Falta de tiempo ........................................................... 2
Responsabilidad de la instancia superior ................... 3
Otrofi_____________________________________ 4 (Especifique)
1007. ¿QUÉ MEJORAS HAN OBTENIDO DESPUÉS DE HABER
IMPLEMENTADO ESTOS PLANES Y/O PROGRAMASfi (Circule una o más alternativas)
Organización de documentos ............................................... 1
Transferencia de documentos .............................................. 2
Eliminación de documentos .................................................. 3
Prestación de servicios ......................................................... 4
Conservación de documentos .............................................. 5
Seguridad de documentos .................................................... 6
Personal capacitado ............................................................. 7
Infraestructura/equipamiento ................................................ 8
Otras __________________________________________ 9 (Especifique)
Ninguna mejora .................................................................. 10
NO SE IMPLEMENTARON…………………………………..11
1008. ¿EXISTE UN COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOSfi
Si ....................................... 1
No ..................................... 2
1009. ¿ESTA EN FUNCIONAMIENTO EL COMITÉ EVALUADOR DE
DOCUMENTOSfi
Si ............................. 1 No ........................... 2
Pase a 1008
Pase a 1007
Pase a 1008
Pase a 1003
Pase al Cap. XI
Pase a 1007
OBSERVACIONES:

CAPÍTULO XI: SUPERVISIÓN Y ASESORAMIENTO
SUPERVISIÓN Y ASESORAMIENTO: Las preguntas de este capítulo permitirán conocer si el Archivo ha recibido visitas de supervisión y asesoramiento de parte de instancias superiores. Así como, si conocen que el Archivo General de la Nación brinda estos servicios de manera gratuita.

1101. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO HA RECIBIDO
VISITAS DE SUPERVISIÓN DEL…
Entidad SI NO
N° DE
VISITAS
Archivo General de la Naciónfi1 2
Archivo Regionalfi1 2
Archivo Sub Regionalfi1 2
Otrofi________________________ (Especifique)
1 2
1102. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO HA SOLICITADO
ASESORAMIENTO AL…
Entidad SI NO
N° DE
SOLICITUDES
Archivo General de la Naciónfi1 2
Archivo Regionalfi1 2
Archivo Sub Regionalfi1 2
Otrofi____________________ (Especifique)
1 2
1103. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO HA RECIBIDO
ASESORAMIENTO DEL…
Entidad SI NO
N° DE
ASESORÍAS
Archivo General de la Naciónfi1 2
Archivo Regionalfi1 2
Archivo Sub Regionalfi1 2
Otrofi_____________________ (Especifique)
1 2
1104. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO HA SOLICITADO
CHARLAS AL…
Entidad SI NO
N° DE
SOLICITUDES
Archivo General de la Naciónfi 1 2
Archivo Regionalfi 1 2
Archivo Sub Regionalfi 1 2
Otrofi__________________________ (Especifique)
1 2
1105. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO HA RECIBIDO
CHARLAS DEL…
Entidad SI NO
N° DE
CHARLAS
Archivo General de la Naciónfi1 2
Archivo Regionalfi1 2
Archivo Sub Regionalfi1 2
Otrofi___________________ (Especifique)
1 2
OBSERVACIONES:

CAPÍTULO XII: PERSONAL OCUPADO
Las preguntas de este capítulo permitirán conocer el perfil del personal que viene laborando en el Archivo, así como la capacitación archivística recibida en los últimos 12 meses.

1201. ¿Cuántas personas, incluido(a) usted, trabajan en el Archivofi (Incluya a las personas que se encuentran de licencia temporal, vacaciones o de comisión de servicios).

TOTAL DE
PERSONAS
Total Hombres Total Mujeres
1202.

N° DE
ORD.

1203.

APELLIDOS Y NOMBRE
(Anote los apellidos y nombre del Jefe o encargado del Archivo en la primera fila)
1204.
¿SEXOfi 1205.
¿EDADfi 1206.
¿SU CONDICIÓN
LABORAL ES…
Nombradofi....... 1
Cont. CASfi....... 2
Cont. Locfi......... 3
Otrofi................. 4 (Especifique)
1207.
¿CUÁL ES SU
CARGOfi
Jefe/Director ..... 1
Gerente o sub ger ent e .............. 2
Especialista....... 3
Administrativo ... 4
Técnico ............. 5
Otro ................... 6 (Especifique)
1208.

ACTUALMENTE
SE ENCUENTRA:

La bor ando ............ 1
De comisión de servicios ............... 2
De vacaciones ..... 3
De licencia ........... 4
Otro ...................... 5 (Especifique)
1209.
¿QUÉ TAREAS
REALIZAfi
Dirección y Gerencia .......... 1
Clasificar documentos ..... 2
Recepción y despacho de documentos ..... 3
Mantenimiento. 4
Vigilancia ......... 5
Uso y/o Mantenimiento de tecnologías . 6
Otras................ 7 (Especifique)
1210.
¿CUÁL ES EL
ÚLTIMO NIVEL DE
ESTUDIOS QUE
APROBÓfi Sin Nivel ...................... 1
Primaria Incomp .......... 2
Primaria Com .............. 3
Sec. Inc. ...................... 4
Sec. Comp. ................. 5
Sup. No Univ. Incomp. 6
Sup. No Univ. Comp. .. 7
Sup. Univ. Incom. ....... 8
Sup. Univ. Comp. ........ 9
Post grado ................. 10
1211. (Solo si registró código 6 ó 7 en preg. 1210)
¿SUS
ESTUDIOS LOS
REALIZÓ EN LA
ESCUELA
NACIONAL DE
ARCHIVEROSfi
1212.

TIEMPO DE
SERVICIOS
EN EL
ARCHIVO
1213.

EN LOS
ÚLTIMOS 12
MESES, ¿HA
RECIBIDO
CAPACITA-CIÓN
ARCHIVIS-TICAfi
1214.
¿QUÉ ENTIDAD
ORGANIZÓ ÉSTA
CAPACITA-CIÓNfi
Arch. Gral. de la Nación ......... 1
Arch. Reg. o Su breg . ............ 2
Esc. Nac. de Archiveros ....... 3
Otro ................. 4 (Especifique)
Apellidos y Nombres H M AÑOS CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO Si No Años Meses Si No CÓDIGO
1 1 2 1 2 1 2
2 1 2 1 2 1 2
3 1 2 1 2 1 2
4 1 2 1 2 1 2
5 1 2 1 2 1 2
6 1 2 1 2 1 2
7 1 2 1 2 1 2
8 1 2 1 2 1 2
9 1 2 1 2 1 2
10 1 2 1 2 1 2
11 1 2 1 2 1 2
12 1 2 1 2 1 2
Si registró código. 2 al 5
Finalice la entrevista Finalice la entrevista
Glosario de Términos
Archivo General de la Nación.- Es el órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial, goza de autonomía técnica y administrativa y depende del Ministerio de Cultura (Artículo 7°, Ley 25323 del 11 de Junio de 1991).

Archivo- Institución y órgano administrativo que acopia, protege, administra, organiza, describe y sirve la documentación que genera la actividad humana.

También se define como fondo documental organizado en condiciones de ser consultado.

Archivo Central.- Es el nivel administrativo de una entidad pública responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional; así como, de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos, en coordinación con el Archivo General de la Nación.

Archivo Periférico.- Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y de transferencia al Órgano de Administración de Archivos o al Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, previa coordinación con el Órgano de administración de Archivos. Se constituirán cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.

Archivo de Gestión.- Es el nivel administrativo responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una unidad orgánica y de transferirla al Archivo Periférico o al Archivo Central.

CAPÍTULO I: LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Ubicación Geográfica.- Es el ámbito geográfico, político-administrativo del país, corresponde al lugar en el que se encuentra ubicada la unidad estadística censal, según departamento, provincia y distrito.

Ubicación Censal.- Es la ubicación de la entidad que le asigna el AGN, en función a planos cartográficos. Esta información se refiere al Área de Empadronamiento Censal.

Número de RUC.- Es el registro informático a cargo de la SUNAT donde se encuentran inscritos los contribuyentes de todo el país, así como otros obligados a inscribirse en él por mandato legal.

Dirección.- Tipo de vía, la dirección de la unidad estadística censal, así como la referencia de la dirección para una mejor ubicación de la unidad estadística censal.

Sector al que pertenece:

Legislativo.- Es el poder que crea las Leyes; facultad que implica la posibilidad de regular, en nombre del pueblo, los derechos y las obligaciones, que regula el funcionamiento de la sociedad, se considera las siguientes entidades: Congreso de la Republica, Fiscalía Mayor.

Ejecutivo.- Es el poder que está vinculado a la gestión del funcionamiento estatal, como: Presidencia de la República, Consejo de Ministros, Presidencia del Consejo de Ministros, Gobierno Regional, Ministerios, entre otros.

Judicial.- Es el poder encargado de administrar justicia a través de sus órganos jerárquicos que son los Juzgados de Paz no Letrados, los Juzgados de Paz Letrados, las Cortes Superiores y la Corte Suprema de Justicia de la República.
Órgano Constitucional Autónomo.- Son aquellos creados en la Constitución, que no se adscriben a los poderes tradicionales del Estado. Tienen autonomía funcional y orgánica, como. Jurado Nacional de Elecciones, Oficina de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Tribunal de la Constitución, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva del Perú, Ministerio Público, Defensoría del Pueblo, .Contraloría General de la Nación.

Gobiernos regionales.- Son las instituciones públicas encargadas de la administración superior de cada una de las regiones y departamentos. Son consideradas personas jurídicas de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Los gobiernos regionales del Perú se componen de dos órganos: un Consejo Regional y un Presidente Regional.

Gobiernos locales: Son las instituciones públicas encargadas de la gestión de las provincias, sus distritos y centros poblados del país, así como de la prestación de servicios de ámbito local en sus respectivas jurisdicciones. Se constituyen como personas jurídicas de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Archivo Notarial.- Tiene carácter público, custodia y conserva la documentación generada en el ejercicio de su cargo. Es facultad del Notario llevar y conservar en forma ordenada y segura los documentos originales, lo que se denomina archivamiento.

Archivo del Arzobispado.- Es la entidad que congrega la documentación del ámbito de jurisdicción de un arzobispo.

Página Web.- Es un documento electrónico que contiene información específica de la entidad.

Año de Inicio de Actividades.- Año en el que la entidad inicio sus actividades, la información puede ser diferente al año de inicio de actividades del Archivo de la entidad.

CAPÍTULO II: LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO.
Órgano funcional del que depende.- Identificar el Área estructural del que depende funcionalmente el Archivo.

Denominación del Archivo.- Cada Entidad denomina al archivo con diferentes designaciones, como Unidad, Archivo Central, etc.

Archivo.- Es la unidad estadística del censo.

Año de Inicio de Funciones.- Año en el que la unidad estadística censal inicio sus funciones, la información puede ser diferente al año de inicio de actividades de la Entidad a la que pertenece administrativamente.

Correo Electrónico: Es una herramienta de comunicación e intercambio de información entre instituciones o personas, mediante una dirección electrónica establecida en la Internet.

Teléfono.- Es el número telefónico del Archivo (De corresponder incluye el número de anexo, así como el código de departamento).

Fax: Es el número de facsímil de la entidad.

CAPÍTULO III: CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL ARCHIVO
Presupuesto asignado.-Es una previsión cuyo objetivo es cumplir una meta o un objetivo.

Servicio al público (archivístico).- Es un proceso que consiste en colocar a disposición de los usuarios la documentación existente propia de éstos (usuarios), en cada entidad con fines de información.

Custodia de documentos.- Implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad de los documentos
CAPÍTULO IV: IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE.

Informante.- Es el Jefe de la entidad o la persona designada por éste (responsable del Archivo), quien proporciona la información requerida por el Empadronador.

Jefe/Director.- Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación.

Especialista.- Es el informante que se ha profundizado conocimientos y desarrollado sus habilidades, en un área de las labores archivísticas, como:
restauración de documentos, organización de documentos etc.

Administrativo.- Personal de apoyo y operativo no comprendido en otras áreas, como son: secretarias, auxiliares administrativos, mensajeros y vigilantes del Archivo.

Técnico.- Es el personal del Archivo que tiene formación técnica en instituciones superiores no universitarias, o aquellos que siguieron cursos de formación técnica archivística en la Escuela Nacional de Archiveros.
Último nivel de estudios alcanzado.- Es el nivel máximo alcanzado de estudios, que tiene el informante.

CAPÍTULO V: INFRAESTRUCTURA
Material predominante.- Es el material que cubre la mayor parte de la construcción del Archivo.

Mobiliario.- Es el conjunto de muebles, destinados para facilitar la funcionalidad de los documentos en los Archivos.

Equipamiento.- Es el conjunto de equipos informáticos y aparatos de seguridad que coadyuvan al buen funcionamiento del Archivo.

Depósito.- Es el ambiente físico donde se custodia los documentos producidos por una entidad estén organizados o no.

CAPÍTULO VI: PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN
Conservación de documentos.- Es el proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte de la información de cada entidad, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Registro de incidencias.- Documento auxiliar (cuaderno o folder), en el cual se registran las incidencias de la gestión archivística.

Seguridad de los documentos.- Consiste en salvaguardar la información de los documentos en los Archivos adoptando medidas de seguridad, como la prohibición del ingreso a personas ajenas al Archivo, la prohibición que el personal fume en las instalaciones del archivo, entre otros.

Prevención de riesgos.- Es preservar la integridad física y funcional de la documentación y la información en los archivos, proteger la disponibilidad de las instalaciones, identificando los peligros, evaluando los riesgos y estableciendo medidas organizativas y operativas.

Materiales de protección.- Es utilizado por el personal del Archivo, en sus funciones archivísticas, como: mascarillas, guarda polvos, guantes, etc.

Materiales de aseo.- Son materiales cuidadosamente seleccionados en la utilización de limpieza del archivo.

Restauración de documentos.- Es el proceso de recuperación de los documentos utilizando tecnologías adecuadas y exclusivas según sea el caso.

CAPÍTULO VII: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Cronograma Anual de Transferencia de documentos.- Instrumento de gestión mediante el cual se da cumplimiento, a la transferencia de documentos de la entidad productora al Archivo Central, Regional o Nacional.

Comité Evaluador de documentos de Archivos.- El Comité Evaluador de Documentos está integrado por:
- Un representante de la Alta Dirección de la entidad. El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante.
- El Jefe de la Unidad orgánica cuya documentación será evaluada.
- El Jefe del Órgano de Administración de Archivos, quien actuará como Secretario.

CAPÍTULO VIII: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Eliminación de documentos.- Es el procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos innecesarios, éste debe realizarse con autorización del Archivo General de la Nación.

Cronograma Anual de Eliminación.- Es un instrumento de gestión que coadyuva a llevar el control de la actividad de eliminación de documentos.

Solicitud de eliminación de documentos.- Las instituciones cuyos Comités Evaluadores de Documentos ha determinado la innecesaria conservación de documentos, podrán solicitar al AGN la autorización de eliminación, mediante una solicitud. "Normas para la eliminación de documentos de los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional, aprobada mediante Resolución Jefatural N°173-86-AGN/J.

CAPÍTULO IX: SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA
Transparencia.- Es disponer la información al servicio de los ciudadanos y utilizar la diversidad de datos que produce la entidad. Como doctrina política se exige que el gobierno ponga a disposición de los ciudadanos la información a todos los niveles posibles.

Servicio Archivístico.- Proceso que consiste en colocar a disposición de los usuarios la documentación del Archivo con fines de información, para satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y público usuario.

CAPÍTULO X: LEGISLACIÓN Y NORMAS
Normatividad del Sistema Nacional de Archivos.- El Sistema Nacional de Archivos dispone de un conjunto de Leyes, normas técnicas y directivas que regulan el desarrollo de las actividades, procedimientos y ejecución de los órganos que integran el Sistema.

Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.-Es el documento que integra y armoniza los planes de trabajo de los organismos y reparticiones públicas.

Plan de Trabajo Institucional de Archivos.- Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de los organismos del sector público.

Programa de Control de Documentos.- Es un instrumento de gestión que contiene los plazos de retención para la trasferencia y/o eliminación de todas las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.

CAPÍTULO XI: SUPERVISIÓN Y ASESORAMIENTO
Asesoramiento.- Es el acto que orienta la aplicación adecuada de las normas archivísticas. El asesoramiento se realiza a solicitud de las instituciones interesadas.

CAPÍTULO XII: PERSONAL OCUPADO
Total de personas.- Se considera al total de personas hombres y mujeres que trabaja en el Archivo.

Apellido y nombre.- Apellidos y nombres del personal que trabaja en el Archivo, en la primera fila se anotará los apellidos y nombres del Jefe o encargado del Archivo.

Condición laboral.- Es el vínculo laboral que tienen las personas con el Archivo donde labora, se tiene lo siguiente:

Nombrado.- Es la persona que asume vínculo laboral estable con la entidad, tiene derecho, a jubilación, bonificaciones, invalidez y otros dispuestos por Ley.19990.

Contrato Administrativo de Servicios (CAS).- Es una modalidad contractual de la Administración Pública, privativa del Estado, que vincula a una entidad pública con una persona natural que presta servicios de manera no autónoma.

Se rige por normas del derecho público y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo N° 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 075-2008-PCM.

Contrato por Locación de Servicios.- Se considera al trabajo prestado en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, dos modalidades de tratamiento para la deducción impositiva:
- Locación de servicios.- Se considera bajo esta modalidad, aquel personal que es contratado para desempeñar un servicio especializado, con un resultado pre-definido y en cuyo caso el contratado deberá aportar los materiales y elementos de trabajo. El tratamiento de retenciones corresponde a Rentas de Cuarta Categoría; sujeta a Directiva N° 002-2001 de la SUNAT.
- Contratación por Servicios No Personales.- Bajo esta modalidad se encuentran comprendidas las personas que prestan sus servicios en el lugar y el horario designado; ésta modalidad corresponde a Rentas de Quinta Categoría, sujeta a Directiva N° 001-2001 de la
SUNAT.

El personal puede encontrarse:

Laborando.- Personal que al día del censo se encuentran laborando en el Archivo.

De comisión.- Personal del Archivo que al día del censo se encuentra asignado a cumplir un cometido, fuera del Archivo.

De vacaciones.- Personal del Archivo que al día del censo se encuentra ausente haciendo uso de sus vacaciones.

De licencia.-Personal del Archivo que al día del censo de encuentra ausente por motivos de enfermedad, estudios, capacitación u otros.

OBSERVACIONES:

CONSULTAS
Para cualquier consulta sirva comunicarse con:

Nombre y Apellidos:..........................................................................…Cargo…………………………………………………
DNI: ......................................... … Correo Electrónico: ....................................................................................................

N° de Celular:……………………………….
o acercarse a la oficina, Dirección………………………………………………………………………………………………
Para cualquier consulta sirva comunicarse a la Dirección de Normas Archivísticas, del Archivo General de la Nación Teléfono : 7152306
4275930 Anexo 505 – 504
Preguntar por:

Sr. Héctor Díaz Muñante - Correo electrónico: hdiaz@agn.gob.pe o el Sr. Eduardo Fiestas Samamé – Correo electrónico: efiestas@agn.gob.pe
o acercarse a nuestras oficinas:

Dirección : Calle Isla Hawái N° 180- Pueblo Libre, Lima 21
INFORMACIÓN PARA CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (No llenar)
Funcionarios Censales: Cód. Apellidos y Nombres
DNI
Supervisor Nacional 1
Coordinador Regional 2
Empadronador 3
II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014
Resolución Ministerial N°333-2014-MC
Decreto Supremo N° 043 – 2001 – PCM del Secreto Estadístico
Cédula Censal de Arzobispados/Obispados Doc.CENAR.02.03
CAPÍTULO I: LOCALIZACIÓN DEL ARZOBISPADO/OBISPADO
A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA Código
B. UBICACIÓN CENSAL
1. Departamento
4. N° ID Censal 2. Provincia
5. Área de Empadronamiento Censal (AEC)
3. Distrito
6. Dirección: Tipo de Vía: Avenida ............ 1 Calle ........ 2 Jirón ............. 3 Pasaje ............. 4 Carretera .......... 5 Prolongación ....... 6 Otro ......... 7
Nombre de Vía N° de Puerta Interior Piso Block Manzana Lote Km.

Referencia de la dirección
CAPÍTULO II: IDENTIFICACIÓN DEL ARZOBISPADO/OBISPADO
1. Nombre del Arzobispado/Obispado 2. RUC.

3.Año de inicio de actividades:

4. Página Web 5. Correo electrónico 6. Teléfono 7. Fax
CAPÍTULO III: CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL ARZOBISPADO/OBISPADO
¿El arzobispado/obispado : SI NO
1. Digitaliza los documentosfi1 2
2. Administra documentos de otro arzobispado/obispadofi1 2
3. Terceriza los documentosfi1 2
CAPÍTULO IV: IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE
1. Apellidos y nombres del Informante (Responsable del Arzobispado/Obispado)
2. Sexo 3. Edad 4. Último nivel de estudios alcanzado
Sin nivel .................................... 1
Inicial ......................................... 2
Primaria incompleta.................. 3
Primaria completa .................... 4
Secundaria incompleta ............. 5
Secundaria completa................ 6
Superior no univ. incompleta ... 7
Superior no univ. completa ...... 8
Superior univ. incompleta......... 9
Superior univ. completa ......... 10
Postgrado ............................... 11
M F
1 2 Código
5. Cargo del Informante 6. Móvil:

Arzobispo/Obispo ......... 1 Responsable del archivo ......... 2 Secretaria .................... 3
Administrativo ............... 4 Otro (Especifique) ................... 5
7. Correo:

8. Apellidos y nombres del Arzobispo/Obispo (no llenar si en P5 circuló código 1)
9. Sexo 10. Edad 11. Último nivel de estudios alcanzado
M F
1 2 Código
ENTREVISTA Y SUPERVISIÓN (No llenar)
VISITA
Entrevista Supervisión del Coordinador (a) Regional Fecha Hora Resultado de la visita (*)
Próxima visita Fecha Tipo de Errores encontrados Calificación del diligenciamiento De A Fecha Hora PRIMERA Diligenciamiento ........... 1 Concepto ....... 2
Bueno ................ 1
Regular .............. 2
Mal o ................... 3
SEGUNDA Observación
TERCERA
Resultado Final del Empadronamiento Fecha Día Mes Año (*) CÓDIGOS DE RESULTADO Modalidad de Empadronamiento Completa ........................... 1
Incompleta ......................... 2
Ausente ............................. 3
Rechazo ............................ 4
No ubicada ...............................5
Pendiente con cita....................6
Otro ..........................................7 (Especifique)
Entrevista Directa .............................. 1
Autoempadronamiento ...................... 2 (*)
Resultado
Nombre de la Empresa Años de tercerización Cantidad de Documentos Metro Lineal
CAPÍTULO V: PERSONAL
501. ¿CUÁNTAS PERSONAS DE MANERA PERMANENTE LABORAN EN
EL ARZOBISPADO/OBISPADOfi (Excluya a los practicantes, colaboradores, voluntarios, etc.)
502. DE ESTE PERSONAL, ¿CUÁNTOS LABORAN EXCLUSIVAMENTE EN
EL ARCHIVO DEL ARZOBISPADO/ OBISPADOfi
NINGUNO ............................................. 1
503. ¿QUÉ LABORES REALIZAN:

SI NO
1. Recepción y trámites de documentosfi1 2
2. Atención de documentosfi1 2
3. Mantenimientofi1 2
4. Otrasfi_____________________________ (especifique)
1 2
504. ¿ESTE PERSONAL HA RECIBIDO CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICAfi
Si .................. 1
No ................. 2
505. ¿ESTE PERSONAL NECESITA RECIBIR CAPACITACIÓN
ARCHIVÍSTICAfi
Si .................. 1 No .................... 2
CAPÍTULO VI: INFRAESTRUCTURA
601. ¿EL LOCAL QUE OCUPA EL ARCHIVO ES…
Propiofi...................................................................................... 1
Alquiladofi................................................................................. 2
Cedidofi..................................................................................... 3
Prestadofi.................................................................................. 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
602. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA UBICADO EN EL(LA)…
Primer pisofi.............................................................................. 1
Segundo pisofi.......................................................................... 2
Sótanofi..................................................................................... 3
Azoteafi..................................................................................... 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
603. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA UBICADO DENTRO DEL
ARZOBISPADO/OBISPADOfi
Si ................................ 1 No............................ 2
604. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN EL
TECHO DEL LOCAL DEL ARCHIVO…
Concreto armadofi.................................................................... 1
Maderafi.................................................................................... 2
Tejasfi....................................................................................... 3
Planchas de calamina, fibra de cemento o similaresfi.............. 4
Otro materialfi_____________________________________ 5 (Especifique)
605. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
LAS PAREDES DEL LOCAL DEL ARCHIVO…
Ladrillo o bloque de cementofi.................................................. 1
Piedra o sillar con cementofi..................................................... 2
Adobe o tapiafi.......................................................................... 3
Quincha (caña de barro)fi......................................................... 4
Maderafi.................................................................................... 5
Otrofi____________________________________________ 6 (Especifique)
606. ¿EL LOCAL CUENTA CON SERVICIOS…
Tipo de Servicios Si No 606A. ¿Cuál es el estado de las instalacionesfi Bueno Regular Malo Eléctricosfi1 2 1 2 3
De aguafi1 2 1 2 3
Sanitariosfi1 2 1 2 3
607. ¿QUÉ TIPO DE ILUMINACIÓN TIENE EL LOCAL…
Naturalfi.......................................................................................... 1
Artificial:

Eléctricafi........................................................................................ 2
Gasfi............................................................................................... 3
Otrofi_____________________________________________ 4 (Especifique)
608. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO DEL ARZOBISPADO/OBISPADO CUENTA
CON ESPACIO SUFICIENTE PARA ALMACENAR TODOS LOS
DOCUMENTOSfi
Sí .................. 1 No ............. 2
609. ¿EL ARCHIVO DEL ARZOBISPADO/OBISPADO CUENTA CON
DEPOSITOS EXTERNOS DONDE CUSTODIA DOCUMENTOSfi
Sí .......................................... 1
No ......................................... 2
610. EL ESPACIO DISPONIBLE, ¿PARA CUÁNTOS AÑOS DE LABOR
ADICIONAL CALCULAfi
Años
Total
Hombres
Mujeres
Total
Hombres
Mujeres
¿Cuántas personasfi
¿Cuántas personasfi
Pase a CAP.VI
Pase a 610
¿Cuántosfi ¿Capacidadfi (Metro Lineal)
Pase a 607
Pase a 611
611. EN METROS LINEALES, ¿QUÉ CAPACIDAD TIENE EL ARCHIVOfi
Metro Lineal
612. ¿CUÁLES SON LAS FECHAS EXTREMAS DE LOS DOCUMENTOS EN
CUSTODIAfi
AÑOS Metro Lineal
DE A
613. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO CUENTA CON PERSONAL DE
SEGURIDAD EXTERNA Y/O INTERNAfi
Si ................................ 1 No............................ 2
614. ¿EL ARCHIVO DEL ARZOBISPADO/OBISPADO CUENTA CON…
Mobiliario SI NO Cantidad Capacidad (ML)
Estantesfi1 2
Armariosfi1 2
Equipamiento 1 2
Computadorafi1 2
Impresorafi1 2
Fotocopiadorafi1 2
Escánerfi1 2
Equipo de Aire acondicionadofi 1 2
Extintorfi1 2
Deshumedecedorfi1 2
Ventiladorfi1 2
Otrofi__________ (especificar)
1 2
CAPÍTULO VII: ACERVO DOCUMENTAL
ACERVO DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos de diversos tipos y formas de conservación, existentes en una determinada entidad.

701. ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS TIENE SU ARCHIVO…
SI NO TOMOS
Metro Lineal Fecha de Antigüedad 701.A
¿Estado de conservaciónfi Bueno Regular Malo 1. Actas de Bautismofi1 2
1 2 3
2. Actas de Confirmaciónfi1 2
1 2 3
3. Actas de Matrimoniofi1 2
1 2 3
4. Testamentosfi1 2
1 2 3
5. Expedientes de Divorciofi1 2
1 2 3
6. Expedientes de casos de Bigamiafi1 2
1 2 3
7. Expediente de Solicitud de Anulación de Matrimoniofi1 2
1 2 3
8. Otro documentofi____________________ 1 2
1 2 3
9. Otro documentofi____________________ 1 2
1 2 3
TOTAL
702. ¿EN EL ARCHIVO DEL ARZOBISPADO/OBISPADO SE REALIZAN LAS
ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Prohíbe el ingreso de personas no autorizadasfi1 2
2. Prohíbe fumar, comer o beber en las áreas donde existen documentosfi 1 2
3. Obliga a desconectar los servicios eléctricos al término de la jornada laboralfi 1 2
4. Prohíbe mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.)fi 1 2
5. Utiliza cámaras de video vigilanciafi1 2
703. CON RESPECTO AL MANEJO DE DOCUMENTOS, EN EL ARCHIVO
DEL ARZOBISPADO/OBISPADO SE REALIZAN LAS ACCIONES
SIGUIENTES…
SI NO
1. Protege los documentos en cajas, folders o cualquier otro elemento similarfi 1 2
2. Evita el uso de productos químicosfi1 2
3. Restringe el servicio de los documentos deterioradosfi1 2
4. Sirve mediante copias los documentos más consultadosfi 1 2
5. Evita el uso de cintas adhesivasfi1 2
704. CON RESPECTO A LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS, ¿EN EL
ARZOBISPADO/OBISPADO REALIZAN LAS ACCIONES
SIGUIENTES…
SI NO
1. Limpiar el/los ambientes del archivofi1 2
2. Limpiar los documentos del archivofi1 2
3. Ventilar o airear el ambiente del archivofi1 2
4. Evitar la incidencia de luz natural o artificial sobre los documentos del archivofi 1 2
5. Prevenir la acción de la contaminación ambientalfi1 2
6. Fumigar el localfi1 2
705. CON RESPECTO AL SERVICIO, ¿EL ARZOBISPADO/ OBISPADO…
SI NO
1. Cuenta con documentos digitadosfi1 2
2. Cuenta con documentos digitalizadosfi1 2
3. Cuenta con un portal de transparenciafi1 2
4. Aplica los procedimientos del TUPAfi1 2
706. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO DEL
ARZOBISPADO/OBISPADO HA RECIBIDO VISITAS DE
SUPERVISIÓN DEL…
SI NO
N° de Visitas 1. Archivo General de la Naciónfi1 2
2. Archivo Regionalfi1 2
3. Archivo Sub Regionalfi1 2
4. Otrofi____________________ (Especificar) 1 2
707. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿EL ARCHIVO DEL
ARZOBISPADO/OBISPADO HA SOLICITADO ASESORAMIENTO EN
TEMAS ARCHIVÍSTICOS AL…
SI NO
N° de Solicitudes 1. Archivo General de la Naciónfi1 2
2. Archivo Regionalfi1 2
3. Archivo Sub Regionalfi1 2
4. Otrofi______________________ (Especificar)
1 2
CAPÍTULO VIII. ARZOBISPO / OBISPO ADMINISTRADOR
ARZOBISPADO / OBISPADO ADMINISTRADOR: Es aquel que administra el acervo documental de otro Arzobispado/Obispado o de otra entidad eclesiástica, que por motivos de cese de funciones o fallecimiento, traslada toda su documentación.

801. Nombre del Arzobispado/Obispado
802. Fecha de Cese del Arzobispado/Obispado Administrado
803. ¿Cuenta con Inventario de los documentos administradosfi
Si ............... 1 No .............. 2
804. ¿LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE ADMINISTRA SON…
SI NO TOMOS
Metro Lineal Fecha de Antigüedad 804.A
¿Estado de conservaciónfi Bueno Regular Malo 1. Actas de Bautismofi1 2
1 2 3
2. Actas de Confirmaciónfi1 2
1 2 3
3. Actas de Matrimoniofi1 2
1 2 3
4. Testamentosfi1 2 1 2 3
5. Expedientes de Divorciofi1 2 1 2 3
6. Expedientes de casos de Bigamiafi1 2
1 2 3
7. Expediente de Solicitud de Anulación de Matrimoniofi 1 2
1 2 3
8. Otro documentofi____________________ 1 2
1 2 3
9. Otro documentofi____________________ 1 2
1 2 3
TOTAL
OBSERVACIONES
INFORMACIÓN PARA CONTROL DEL AGN (No llenar)
Funcionarios de la Censales: Cód. Apellidos y Nombres
DNI
Supervisor Nacional 1
Coordinador Regional 2
Empadronador 3
CONSULTAS
Para cualquier consulta sirva comunicarse a la Dirección de Normas Archivísticas, del Archivo General de la Nación Teléfono : 7152306
4275930 Anexo 505 – 504
Preguntar por: Sr. Héctor Díaz Muñante o el Sr. Eduardo Fiestas Samamé o acercarse a nuestras oficinas:

Dirección : Calle Isla Hawái N° 180- Pueblo Libre, Lima 21
CONCLUYA CON LA
ENTREVISTA
II CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS 2014
Resolución Ministerial N°333-2014-MC
Decreto Supremo N° 043 – 2001 – PCM del Secreto Estadístico
Cédula Censal de Notarías
Doc.CENAR.02.02
CAPÍTULO I: LOCALIZACIÓN DE LA NOTARÍA
A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA Código
B. UBICACIÓN CENSAL
1. Departamento
4. N° ID Censal 2. Provincia
5. Área de Empadronamiento Censal (AEC)
3. Distrito
6. Dirección: Tipo de Vía: Avenida ............ 1 Calle ............ 2 Jirón ............. 3 Pasaje ............. 4 Carretera .......... 5 Prolongación ........... 6 Otro ......... 7
Nombre de Vía N° de Puerta Interior Piso Block Manzana Lote Km.

Referencia de la dirección
CAPÍTULO II: IDENTIFICACIÓN DE LA NOTARÍA
1. Nombre de la Notaría 2. RUC.

3. Año de inicio de actividades:

4. Página Web 5. Correo electrónico 6. Teléfono 7. Fax
CAPÍTULO III: CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA NOTARÍA
¿La Notaría : SI NO
1. Digitaliza los documentos notarialesfi1 2
2. Administra documentos de otra Notaríafi1 2
3. Terceriza los documentos notarialesfi1 2
CAPÍTULO IV: IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE
1. Apellidos y nombres del Informante (Responsable del Archivo Notarial)
2. Sexo 3. Edad 4. Último nivel de estudios alcanzado
M F
1 2 Código Primaria .................................. 1
Secundaria ............................... 2
Superior no universitaria .......... 3
Superior universitaria ............... 4
Postgrado ................................. 5
5. Cargo del Informante 6. Móvil:

Notario .......................... 1 Responsable del archivo......... 2 Secretaria .................... 3
Administrativo ............... 4 Otro (Especifique) ................... 5
7. Correo:

8. Apellidos y nombres del Notario (no llenar si en P5 circuló código 1 )
9. Sexo 10. Edad 11. Último nivel de estudios alcanzado
M F
1 2 Código
ENTREVISTA Y SUPERVISIÓN (No llenar)
VISITA
Entrevista Supervisión del Coordinador (a) Regional Fecha Hora Resultado de la visita (*)
Próxima visita Fecha Tipo de Errores encontrados Calificación del diligenciamiento De A Fecha Hora PRIMERA Diligenciamiento ........... 1 Concepto ....... 2
Bueno ................ 1
Regular .............. 2
Mal o ................... 3
SEGUNDA Observación
TERCERA
Resultado Final del Empadronamiento Fecha Día Mes Año (*) CÓDIGOS DE RESULTADO Modalidad de Empadronamiento Completa ........................... 1
Incompleta ......................... 2
Ausente ............................. 3
Rechazo ............................ 4
No ubicada ...............................5
Pendiente con cita....................6
Otro ..........................................7 (Especifique)
Entrevista Directa .............................. 1
Autoempadronamiento ...................... 2 (*)
Resultado
Nombre de la Empresa Años de tercerización Cantidad de Documentos (Metro Lineal)
CAPÍTULO V: PERSONAL
501. ¿CUÁNTAS PERSONAS DE MANERA PERMANENTE LABORAN
EN LA NOTARÍAfi (Excluya a los practicantes y personal de empresas colaboradoras, etc.)
503. ¿QUÉ LABORES REALIZAN:

SI NO
1. Recepción de Protocolos, minutas y trámites de ellasfi 1 2
2. Atención de documentos extraprotocolaresfi1 2
3. Mantenimientofi1 2
4. Otrasfi_____________________________ (especifique)
1 2
502. DE ESTE PERSONAL, ¿CUÁNTOS REALIZAN
EXCLUSIVAMENTE LABORES EN EL ARCHIVO DE LA
NOTARÍAfi
N° Personas
NINGUNO .............................................. 1
504. ¿ESTE PERSONAL HA RECIBIDO CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICAfi
Si .................. 1
No ................. 2
505. ¿ESTE PERSONAL NECESITA RECIBIR CAPACITACIÓN
ARCHIVÍSTICAfi
Si .................. 1 No .................... 2
CAPÍTULO VI: INFRAESTRUCTURA
601. ¿EL LOCAL QUE OCUPA EL ARCHIVO ES:

Propiofi...................................................................................... 1
Alquiladofi................................................................................. 2
Cedidofi..................................................................................... 3
Prestadofi.................................................................................. 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
602. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA UBICADO EN EL(LA)…
Primer pisofi.............................................................................. 1
Segundo pisofi.......................................................................... 2
Sótanofi..................................................................................... 3
Azoteafi..................................................................................... 4
Otrofi____________________________________________ 5 (Especifique)
603. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO SE ENCUENTRA DENTRO DE LA
NOTARÍAfi
Si ............................. 1 No ........................ 2
604. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
EL TECHO DEL LOCAL DEL ARCHIVO…
Concreto armadofi.................................................................... 1
Maderafi.................................................................................... 2
Tejasfi....................................................................................... 3
Planchas de calamina, fibra de cemento o similaresfi............. 4
Otro materialfi_____________________________________ 5 (Especifique)
605. ¿CUÁL ES EL MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN PREDOMINANTE EN
LAS PAREDES DEL LOCAL …
Ladrillo o bloque de cementofi.................................................. 1
Piedra o sillar con cementofi..................................................... 2
Adobe o tapiafi.......................................................................... 3
Quincha (caña de barro)fi......................................................... 4
Maderafi.................................................................................... 5
Otrofi____________________________________________ 6 (Especifique)
606. ¿EL LOCAL CUENTA CON SERVICIOS…
Tipo de Servicios Si No 606A. ¿Cuál es el estado de las instalacionesfi Bueno Regular Malo Eléctricosfi1 2 1 2 3
De aguafi1 2 1 2 3
Sanitariosfi1 2 1 2 3
607. ¿QUÉ TIPO DE ILUMINACIÓN TIENE EL LOCAL…
Naturalfi.......................................................................................... 1
Artificial:

Eléctricafi........................................................................................ 2
Gasfi............................................................................................... 3
Otrofi_____________________________________________ 4 (Especifique)
608. ¿EL LOCAL DEL ARCHIVO CUENTA CON ESPACIO SUFICIENTE
PARA ALMACENAR TODOS LOS DOCUMENTOS DE LA NOTARÍAfi
Sí .................. 1 No ............. 2
609. ¿EL ARCHIVO CUENTA CON DEPOSITOS EXTERNOS DONDE
CUSTODIA DOCUMENTOSfi
Sí .......................................... 1
No ......................................... 2
610. ¿EL ESPACIO DISPONIBLE, ¿PARA CUÁNTOS AÑOS DE LABOR
ADICIONAL CALCULAfi
Años Total
Hombres
Mujeres
Pase a CAP. VI
¿Cuántas personasfi
Pase a CAP.VI
¿Cuántas personasfi
Pase a 610
¿Cuántosfi ¿Capacidadfien ML
Pase a 611
Pase a 607
611. EN METROS LINEALES, ¿QUÉ CAPACIDAD TIENE EL ARCHIVO DE
LA NOTARIAfi
Capacidad Total (Metro Lineal)
Protocolares y Minutas (Metro Lineal)
Extraprotocolares (Metro Lineal)
612. ¿EL LOCAL CUENTA CON PERSONAL DE SEGURIDAD EXTERNA
Y/O INTERNAfi
Si ............................. 1 No ........................... 2
613. SI TUVIERA LA OPORTUNIDAD DE TRANSFERIR PARTE DE SU
ARCHIVO NOTARIAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ¿DE
QUÉ AÑO A QUE AÑO ENTREGARÍA Y QUE METRAJE OCUPARÍAfi
AÑOS Metro Lineal
DE A
614. ¿EL ARCHIVO DE LA NOTARÍA CUENTA CON…
Mobiliario SI NO Cantidad Capacidad (ML)
Estantesfi1 2
Armariosfi1 2
Equipamiento 1 2
Computadorafi1 2
Impresorafi1 2
Fotocopiadorafi1 2
Escánerfi1 2
Equipo de Aire acondicionadofi1 2
Extintorfi1 2
Deshumedecedorfi1 2
Ventiladorfi1 2
Otrofi___________________ (especificar)
1 2
ACERVO DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos de diversos tipos y formas de conservación, existentes en una determinada entidad.

701. ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS TIENE SU ARCHIVO…
SI NO TOMOS
Metro Lineal Fecha de Antigüedad 701.A
¿Estado de conservaciónfi Bueno Regular Malo 1. Escrituras Públicasfi1 2 1 2 3
2. Minutasfi1 2 1 2 3
3. Asuntos no contenciososfi1 2 1 2 3
4. Minutas y/o solicitudes no contenciosasfi1 2 1 2 3
5. Actas de transferencia vehicularfi1 2 1 2 3
6. Protestosfi1 2 1 2 3
7. Testamentosfi1 2 1 2 3
8. Protocolizaciónfi1 2 1 2 3
9. Escrituras de haciendafi1 2 1 2 3
10. Minutas de haciendafi1 2 1 2 3
11. Garantía inmobiliariafi1 2 1 2 3
12. Testamentos cerrados (sobres)fi1 2 1 2 3
13. Índices alfabéticosfi1 2 1 2 3
14. Índices cronológicosfi1 2 1 2 3
15. Transferencias de bienes muebles registralesfi1 2 1 2 3
16. Libro y/o Kardexfi1 2 1 2 3
17. Documentos en custodiafi1 2 1 2 3
18. Cartas notarialesfi1 2 1 2 3
19. Libros contablesfi1 2 1 2 3
TOTAL
702. ¿EN EL ARCHIVO DE LA NOTARÍA SE REALIZAN LAS ACCIONES
SIGUIENTES…
SI NO
1. Prohíbe el ingreso de personas no autorizadasfi1 2
2. Prohíbe fumar, comer o beber en las áreas donde existen documentosfi 1 2
3. Obliga a desconectar los servicios eléctricos al término de la jornada laboralfi 1 2
4. Prohíbe mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.)fi 1 2
5. Utiliza cámaras de video vigilanciafi1 2
703. CON RESPECTO AL MANEJO DE DOCUMENTOS, EN EL ARCHIVO
SE REALIZAN LAS ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Protege los documentos en cajas, folders o cualquier otro elemento similarfi 1 2
2. Evita el uso de productos químicosfi1 2
3. Restringe el servicio de los documentos deterioradosfi1 2
4. Sirve mediante copias los documentos más consultadosfi 1 2
5. Evita el uso de cintas adhesivasfi1 2
704. CON RESPECTO A LA SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS, ¿EN LA
NOTARÍA REALIZAN LAS ACCIONES SIGUIENTES…
SI NO
1. Limpiar el/los ambientes del archivofi1 2
2. Limpiar los documentos del archivofi1 2
3. Ventilar o airear el ambiente del archivofi1 2
4. Evitar la incidencia de luz natural o artificial sobre los documentos del archivofi 1 2
5. Prevenir la acción de la contaminación ambientalfi1 2
6. Fumigar el localfi1 2
705. CON RESPECTO AL SERVICIO, ¿LA NOTARÍA…
SI NO
1. Cuenta con documentos digitadosfi1 2
2. Cuenta con documentos digitalizadosfi1 2
3. Cuenta con un portal de transparenciafi1 2
4. Aplica los procedimientos del TUPAfi1 2
CAPÍTULO VII: ACERVO DOCUMENTAL
OBSERVACIONES:

706. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿LA NOTARÍA HA RECIBIDO VISITAS
DE SUPERVISIÓN DEL…
SI NO
N° de Visitas 1. Archivo General de la Naciónfi1 2
2. Archivo Regionalfi1 2
3. Archivo Sub Regionalfi1 2
4. Otrofi______________________ (Especifique)
1 2
707. EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES, ¿LA NOTARÍA HA SOLICITADO
ASESORAMIENTO EN TEMAS DE ARCHIVO AL…
SI NO
N° de Solicitudes 1. Archivo General de la Naciónfi1 2
2. Archivo Regionalfi1 2
3. Archivo Sub Regionalfi1 2
4. Otrofi_______________________ (Especifique)
1 2
804. ¿LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE ADMINISTRA SON…
CAPÍTULO VIII. NOTARIO ADMINISTRADOR
NOTARIO ADMINISTRADOR: Es aquel que administra el acervo documental de otro notario, que por motivos de cese de funciones o fallecimiento, traslada toda su documentación.

801. Nombre de la Notaría Administrada
802. Fecha de Cese de la Notaría Administrada
803. ¿Cuenta con Inventario de los documentos administradosfi
CONCLUYA CON LA
ENTREVISTA
Si ............... 1 No .............. 2
SI NO TOMOS
Metro Lineal Fecha de Antigüedad 804.A
¿Estado de conservaciónfi Bueno Regular Malo 1. Escrituras Públicasfi1 2 1 2 3
2. Minutasfi1 2 1 2 3
3. Asuntos no contenciososfi1 2 1 2 3
4. Minutas y/o solicitudes no contenciosasfi1 2 1 2 3
5. Actas de transparencia vehicularfi1 2 1 2 3
6. Protestosfi1 2 1 2 3
7. Testamentosfi1 2 1 2 3
8. Protocolizaciónfi1 2 1 2 3
9. Escrituras de haciendafi1 2 1 2 3
10. Minutas de haciendafi1 2 1 2 3
11. Garantía inmobiliariafi1 2 1 2 3
12. Testamentos cerrados (sobres)fi1 2 1 2 3
13. Índices alfabéticosfi1 2 1 2 3
14. Índices cronológicosfi1 2 1 2 3
15. Transferencias de bienes muebles registralesfi1 2 1 2 3
16. Libro y/o Kardexfi1 2 1 2 3
17. Documentos en custodia’ 1 2 1 2 3
TOTAL
CONSULTAS
Para cualquier consulta sirva comunicarse a la Dirección de Normas Archivísticas, del Archivo General de la Nación Teléfono : 4275930 Anexo 505 – 504
Preguntar por: Sr. Héctor Díaz Muñante o el Sr. Eduardo Fiestas Samamé Correo Electrónico: hdíaz@agn.gob.pe efiestas@agn.gob.pe En Provincia a: ………………………………………………………
o en Lima acercarse a nuestras oficinas:

Dirección : Calle Isla Hawái N° 180- Pueblo Libre. ………………………………………………………………………...

INFORMACIÓN PARA CONTROL DEL AGN (No llenar)
Funcionarios de la Censales: Cód. Apellidos y Nombres
DNI
Supervisor Nacional 1
Coordinador Regional 2
Empadronador 3