Modifican Directiva "Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles" RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA Nº 103-2017-SERVIR-PE Lima, 26 de junio de 2017 Visto, el Informe Técnico Nº 596-2017-SERVIR/ GPGSC de la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil; y, CONSIDERANDO: Que, el Decreto Legislativo Nº 1023, crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil — SERVIR, como Organismo Técnico Especializado, rector del Sistema Administrativo de Gestión martes, junio 27, 2017

Modifican Directiva "Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles"
RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA Nº 103-2017-SERVIR-PE
Lima, 26 de junio de 2017
Visto, el Informe Técnico Nº 596-2017-SERVIR/ GPGSC de la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil; y,
CONSIDERANDO:

Que, el Decreto Legislativo Nº 1023, crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil — SERVIR, como Organismo Técnico Especializado, rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, que comprende el conjunto de normas, principios, recursos, métodos, procedimientos y técnicas utilizados por las entidades del sector público en la gestión de los recursos humanos;

Que, mediante Ley del Servicio Civil, aprobada por Ley Nº 30057, se estableció un régimen único y exclusivo para las personas que prestan servicios en las entidades públicas, con la finalidad que éstas alcancen mayores niveles de eficacia y eficiencia y presten efectivamente servicios de calidad a través de un mejor Servicio Civil, promoviendo el desarrollo de las personas que lo integran;

Que, en esa línea se emitió el Reglamento General de la Ley del Servicio Civil, aprobado por Decreto Supremo Nº 040-2014-PCM, con el objetivo de regular la aplicación de lo dispuesto por la Ley del Servicio Civil;

Que, el literal I) del artículo 35 de la Ley del Servicio Civil así como el artículo 154 de su Reglamento General reconocen el derecho del servidor civil de contar con la defensa y asesoría legal, asesoría contable, económica o afín, con cargo a los recursos de la entidad para su defensa en procesos judiciales, administrativos, constitucionales, arbitrales, investigaciones congresales y policiales, ya sea por omisiones, actos o decisiones adoptadas o ejecutadas en el marco de sus funciones, inclusive como consecuencia de encargos, aun cuando al momento de iniciarse el proceso hubiese concluido la vinculación con la entidad;

Que, con Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 284-2015-SERVIR-PE y Resolución Nº 185-2016-SERVIR-PE, se formalizó la aprobación y la modificación de la Directiva Nº 004-2015-SERVIR/ GPGSC, respectivamente;

Que, a través del Informe de Visto se han propuesto modificaciones al numeral 5.1 del artículo 5º y a los numerales 6.1 al 6.5 del artículo 6º de la precitada Directiva, las cuales se relacionan con la reducción de plazos y, principalmente, con la posibilidad excepcional de que los servidores o ex servidores puedan iniciar el trámite del beneficio de defensa y asesoría cuando se acredite de manera indubitable que existen fundados elementos que permitan inferir el inminente inicio de un proceso o procedimiento en su contra;

Que, el Consejo Directivo en la Sesión Nº 14-2017
aprobó las modificaciones presentadas por la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil y encargó al Presidente Ejecutivo emitir la resolución respectiva;

Con la visación de la Gerencia General, la Gerencia de Políticas de Gestión del Servicio Civil y la Oficina de Asesoría Jurídica;

De conformidad con el Decreto Legislativo Nº 1023
que crea la Autoridad Nacional del Servicio Civil; la Ley del Servicio Civil, aprobada por Ley Nº 30057; el Reglamento General de la Ley del Servicio Civil, aprobado por Decreto Supremo Nº040-2014-PCM; el Reglamento de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, aprobado con Decreto Supremo Nº062-2008-PCM y modificatorias;

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Formalizar la modificación de la Directiva Nº 004-2015-SERVIR/GPGSC "Reglas para acceder al beneficio de defensa y asesoría de los servidores y ex servidores civiles", la cual en Anexo 1 forma parte de la presente Resolución.

Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presente Resolución y su Anexo 1 en el diario oficial El Peruano y en el Portal Institucional de SERVIR (www.servir.gob.pe).

Regístrese, comuníquese y publíquese.

JUAN CARLOS CORTES CARCELÉN
Presidente Ejecutivo
ANEXO 1
MODIFICACIONES A LA DIRECTIVA
Nº 004-2015-SERVIR/GPGSC "REGLAS PARA
ACCEDER AL BENEFICIO DE DEFENSA Y ASESORÍA
DE LOS SERVIDORES Y EX SERVIDORES CIVILES"
1. Modifíquese el numeral 5.1. del artículo 5º de la Directiva Nº 004-2015-SERVIR/GPGSC en los siguientes términos "Artículo 5.- Disposiciones generales (...)
5.1. Definiciones 5.1.1. Ejercicio regular de funciones: Es aquella actuación, activa o pasiva, conforme a las funciones, actividades o facultades propias del cargo o de la unidad organizacional a la que pertenece o perteneció el solicitante en el ejercicio de la función pública, así como también la actuación que resulte del cumplimiento de disposiciones u órdenes superiores.

5.1.2. Bajo criterios de gestión en su oportunidad:

Es aquella actuación, activa o pasiva, que no forma parte del ejercicio de funciones del solicitante, tales como el ejercicio de un encargo, comisión u otro ejercicio temporal de actividades dispuestos a través de actos de administración interna o cualquier otro acto normativo predeterminado. Asimismo, se refiere a las acciones efectuadas en contextos excepcionales en nombre o al servicio de las entidades de la Administración Pública persiguiendo los fines propios de la función pública.

5.1.3. Titular de la entidad: Para efectos de la presente Directiva, se entiende que el Titular de la entidad es la máxima autoridad administrativa de una entidad pública. En el caso de los Gobiernos Regionales y Locales, la máxima autoridad administrativa es el Gerente General del Gobierno Regional y el Gerente Municipal, respectivamente.

5.1.4. Costas: Están constituidas por las tasas judiciales, los honorarios de los órganos de auxilio
judicial y los demás gastos judiciales realizados en el proceso.

5.1.5. Costos: Son costos del proceso el honorario del Abogado de la parte vencedora, más un cinco por ciento destinado al Colegio de Abogados del Distrito Judicial respectivo para su Fondo Mutual y para cubrir los honorarios de los Abogados en los casos de Auxilio Judicial.

5.1.6. Inminente inicio de un proceso o procedimiento: aquel proceso o procedimiento que ha de iniciarse en mérito a una denuncia penal o la implementación de recomendaciones o conclusiones emitidas por la propia entidad, los órganos del Sistema Nacional de Control y/u otros entes de fiscalización, que por su naturaleza revista complejidad por la cantidad de servidores civiles involucrados, la información y/o documentación recopilada, entre otros.

5.1.7. Fundados elementos: actos de investigación o informes que contengan recomendaciones o conclusiones emitidas por la propia entidad, los órganos del Sistema Nacional de Control y/u otros entes de fiscalización, que sustenten la existencia verosímil de la imputación de un hecho que presuntamente configuraría falta o delito y que se encuentra vinculado a alguna omisión, acción o decisión que en su oportunidad el solicitante adoptó en el ejercicio regular de sus funciones o bajo criterios de gestión".

2. Modifíquense los numerales 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 y 6.5 del artículo 6º de la Directiva Nº 004-2015-SERVIR/ GPGSC en los siguientes términos:

Artículo 6. Disposiciones específicas 6.1. Procedencia del ejercicio del derecho a la defensa y asesoría Para acceder a la defensa y asesoría, se requiere de una solicitud expresa conteniendo los requisitos establecidos en el numeral 6.3 del artículo 6 de la presente Directiva y que haya sido citado o emplazado formalmente en calidad de denunciado, investigado, procesado, imputado, demandado, testigo, tercero civilmente responsable o para la actuación de alguna prueba, dentro de alguno de los procesos, investigaciones o procedimientos previos mencionados en el numeral 5.2 del artículo 5 de la presente Directiva.

Excepcionalmente, se puede conceder el beneficio cuando el servidor o ex servidor acredite de manera indubitable que existen fundados elementos que permitan inferir el inminente inicio de un proceso o procedimiento en su contra. La eficacia de este beneficio estará condicionada a que el beneficiario presente al titular de la entidad la notificación de la citación o emplazamiento en el cual se verifique que se encuentre en alguna de las situaciones procesales descritas en el párrafo anterior.

Los hechos vinculados al servidor o ex servidor civil en el proceso o investigación deben estar relacionados a una omisión, acción o decisión realizada en el ejercicio regular de sus funciones o actividades o bajo criterios de gestión en su oportunidad, como está definido en los numerales 5.1.1 y 5.1.2 del artículo 5 de la presente Directiva, derivadas del ejercicio de la función pública.

6.2. Improcedencia del beneficio de defensa y asesoría No procede el beneficio de defensa y asesoría solicitado en los siguientes supuestos:
a) Cuando el solicitante no tenga la calidad de denunciado, investigado, procesado, imputado, demandado, testigo, tercero civilmente responsable - de ser el caso- o no haya sido citado para la actuación de alguna prueba en los procesos, procedimientos previos o investigaciones a que se refiere el numeral 5.2 del artículo 5 de la presente Directiva.
b) Cuando el solicitante no acredite de manera indubitable que existen fundados elementos que permitan inferir el inminente inicio de un proceso o procedimiento en su contra.
c) Cuando el solicitante no obstante tener la calidad de denunciado, investigado, procesado, imputado, demandado, testigo, tercero civilmente responsable - de ser el caso- o haya sido citado para la actuación de alguna prueba en los procesos, procedimientos previos o investigaciones a que se refiere el numeral 5.2 del artículo 5 de la presente Directiva, los hechos imputados no estén vinculados a omisiones, acciones o decisiones en el ejercicio regular de sus funciones o bajo criterios de gestión en su oportunidad como servidor civil o ex servidor civil de la respectiva entidad, derivadas del ejercicio de la función pública.
d) Cuando se trate de procesos o investigaciones que pretendan ser impulsados en calidad de demandante o denunciante por el propio servidor o ex servidor civil en contra de terceros o de la entidad en la que presta o prestó servicios.
e) Cuando la investigación o proceso, objeto de la solicitud ya se encuentre resuelto o archivado con resolución administrativa que haya causado estado, laudo arbitral firme o sentencia consentida o sentencia ejecutoriada.
f) Otras que se señalen posteriormente por norma específica.

6.3. Requisitos para la admisibilidad de la solicitud Para acceder al derecho de defensa y asesoría, el solicitante debe presentar ante la oficina de trámite documentario o la que haga sus veces de la entidad respectiva, los siguientes documentos:
a) Solicitud dirigida al Titular de la entidad, con carácter de declaración jurada, conteniendo los datos completos de identificación, domicilio real, precisando su condición de servidor o ex servidor civil, datos del expediente del procedimiento, proceso o investigación respectivo, una narración de los hechos, copia de la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento recibida, calidad del emplazamiento y mención expresa de que los hechos imputados están estrictamente vinculados a omisiones, acciones o decisiones en el ejercicio regular de sus funciones o bajo criterios de gestión que en su oportunidad como servidor civil o ex servidor civil adoptó, derivadas del ejercicio de la función pública (ver Anexo 1).

En el supuesto del segundo párrafo del numeral 6.1, el solicitante deberá adjuntar los documentos que permitan acreditar que existen fundados elementos que permitan inferir el inminente inicio de un proceso o procedimiento en su contra. La copia de la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento recibida será presentada en forma posterior a la concesión del beneficio y constituye una condición indispensable para su eficacia.
b) Compromiso de reembolso por medio del cual el solicitante se compromete a devolver el costo de asesoramiento y de la defensa, si al finalizar el proceso se demuestra su responsabilidad (ver Anexo 2), de acuerdo a las condiciones que establezca la entidad.
c) Propuesta de servicio de defensa o asesoría precisando si ésta se solicita por todo el proceso o por alguna etapa.

Cuando se proponga un determinado defensor o asesor deberá señalarse las razones de dicha propuesta, así como el monto estimado de los respectivos honorarios profesionales propuestos (ver Anexo 3). En caso contrario, la entidad, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado, sus normas complementarias, reglamentarias y/o sustitutorias, podrá atender la solicitud con alguno de los servicios profesionales contratados previamente para tales fines, de ser el caso.
d) Compromiso de devolver a la entidad los costos y las costas determinados a su favor, en caso no resulte responsable en el procedimiento, proceso o investigación y siempre que dicho pago haya sido ordenado por la autoridad competente. Dicha devolución se realiza a la entidad correspondiente, en el plazo de diez (10) días hábiles, contado a partir del momento en que la parte vencida haya efectuado el pago dispuesto por la autoridad competente. (ver Anexo 4).

Los documentos presentados tendrán la calidad de declaración jurada para todos los efectos legales que
correspondan, conforme a la presunción de veracidad contenida en el artículo 49 del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y por consiguiente sujetos a verificación.

6.4. Procedimiento de tramitación de la solicitud ante la entidad 6.4.1. Presentación de solicitud El servidor o ex servidor presentará su solicitud en forma gratuita a la unidad de recepción documental, adjuntando los documentos señalados en el numeral precedente, dirigidos al Titular de la entidad, debidamente llenados y firmados.

La omisión o defecto de los requisitos exigidos en el numeral 6.3 del artículo 6 de la presente Directiva, debe ser subsanada por el solicitante dentro del plazo máximo de dos (2) días hábiles desde que le sea requerido. Este plazo adicional suspende todos los plazos señalados en la presente Directiva.

En caso el solicitante no subsane los requisitos de admisibilidad, se considera automáticamente como no presentada la solicitud, y los recaudos se ponen a disposición del servidor o ex servidor para que los recabe en la oficina de trámite documentario o la que haga sus veces de la respectiva entidad; sin perjuicio que pueda nuevamente formular su solicitud.

Recibida la solicitud, la solicitud es derivada en el día a la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces a efecto que, en un plazo de un (1) día, remita a la Oficina de Asesoría Jurídica la documentación relacionada con los puestos (especificando períodos) y funciones desempeñadas por el solicitante.

6.4.2. Informe de la Oficina de Asesoría Jurídica Recibido el expediente, la Oficina de Asesoría Jurídica en un plazo máximo de tres (03) días hábiles, emite opinión sobre el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y la procedencia de la solicitud.

Asimismo, prepara el proyecto de resolución respectivo y eleva todo el expediente al titular de la entidad para su aprobación.

El informe que emita la Oficina de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces debe pronunciarse también respecto a la cautela de los intereses de la entidad con la finalidad de evaluar la intervención de Procuradores Ad Hoc en el proceso correspondiente, como se determina en el numeral 6.8 del artículo 6 de la presente Directiva.

6.4.3. Procedencia de la solicitud De considerarse que procede la solicitud, se formaliza mediante resolución del Titular de la entidad, indicando expresamente la procedencia o no de la autorización del otorgamiento del beneficio de defensa y asesoría y disponiendo que los órganos competentes adopten las acciones para la ejecución de los gastos respectivos.

La resolución respecto a la procedencia o no de la solicitud presentada no debe exceder del plazo de siete (07) días hábiles de recibida la solicitud por la entidad.

Vencido dicho plazo, sin pronunciamiento expreso de la entidad, el servidor o ex servidor considerará aprobada su solicitud, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa que pudiera corresponder al servidor civil que incurrió en demora o inacción.

En el supuesto previsto en el segundo párrafo del numeral 6.1, el beneficio será otorgado sujeto a la condición que el beneficiario presente la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento, con la cual acredite que se ha iniciado un procedimiento o proceso en su contra.

En el caso que el Titular de la entidad sea el que solicite la defensa y asesoría, se aplica de manera supletoria el numeral 3) del artículo 97º del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General, así como el procedimiento previsto en los artículos 98º y 99º de la misma norma.

6.4.4. Contratación de servicios de defensa y asesoría Aprobada la solicitud, la Oficina de Administración o la que haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución que aprueba el otorgamiento del beneficio, realiza el requerimiento respectivo para la contratación del servicio correspondiente, en coordinación con las áreas competentes de la entidad sobre la materia que genera la solicitud, sujetándose a los procedimientos previstos en la Ley de Contrataciones del Estado, sus normas complementarias, reglamentarias y/o sustitutorias.

En el supuesto que el beneficio se haya otorgado conforme al supuesto previsto en el segundo párrafo del numeral 6.1., el contrato del servicio de defensa y/o asesoría surtirá efectos única y exclusivamente cuando el beneficiario haya presentado la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento a la entidad que contrata.

Es responsabilidad de la Oficina de Administración o la que haga sus veces, se consigne expresamente la condición descrita en el párrafo anterior en los términos de referencia y en las órdenes de servicio o contrato.

Una vez presentada la notificación o comunicación de la citación o emplazamiento, la Oficina de Administración o la que haga sus veces comunica formalmente al contratista que puede dar inicio al servicio contratado.

En caso exista confl icto de intereses, el servidor o ex servidor civil podrá solicitar la contratación de un nuevo servicio de defensa o asesoría.

6.5. Financiamiento La aplicación de la presente Directiva se financia con cargo al presupuesto de las entidades que contraten los servicios de defensa y asesoría, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.

El ejercicio del derecho de defensa y asesoría, atendiendo a la naturaleza de los procedimientos, procesos o investigaciones, se puede contratar por etapas con sujeción a la Ley de Contrataciones del Estado, sus normas complementarias, reglamentarias y/o sustitutorias.

La Oficina General de Administración o quien haga sus veces en la entidad tomará las previsiones que resulten necesarias para la cobertura de las contingencias que se deriven de los procesos respectivos.

3. Incorpórese la Única Disposición Complementaria Transitoria, en los siguientes términos:
Única: Las modificaciones a la directiva son de aplicación a las solicitudes de defensa o asesoría que se encuentren en trámite, a su entrada en vigencia, de ser el caso.