Conforman equipos funcionales Unidad de Trámite Documentario y Archivo, Unidad de Abastecimiento, Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería; y establecen sus funciones RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 053-2015-SUNAFIL Lima, 30 de marzo de 2015 VISTOS: El Memorándum N° 088-2015-SUNAFIL-SG-OGAJ y el Informe N° 058-2015-SUNAFIL-SG-OGAJ de la Oficina General de Asesoría Jurídica, así como el Informe N° 051-2015-SUNAFIL/OGPP de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; y, CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° martes, marzo 31, 2015

Conforman equipos funcionales Unidad de Trámite Documentario y Archivo, Unidad de Abastecimiento, Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería; y establecen sus funciones
RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 053-2015-SUNAFIL
Lima, 30 de marzo de 2015
VISTOS: El Memorándum N° 088-2015-SUNAFIL-SG-OGAJ y el Informe N° 058-2015-SUNAFIL-SG-OGAJ de la Oficina General de Asesoría Jurídica, así como el Informe N° 051-2015-SUNAFIL/OGPP de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; y,
CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley N° 29981, se crea la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral – SUNAFIL, como organismo técnico especializado, adscrito al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, responsable de promover, supervisar y fiscalizar el cumplimiento del ordenamiento jurídico sociolaboral y el de seguridad y salud en el trabajo, así como brindar asesoría técnica, realizar investigaciones y proponer la emisión de normas sobre dichas materias;

Que, el literal c) del artículo 11° del Reglamento de Organización y Funciones de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2013-TR y modificatoria establecen como una de las funciones del Superintendente, aprobar las normas de regulación de funcionamiento interno;

Que, mediante Decreto Supremo N° 007-2013-TR, modificado por Decreto Supremo N° 009-2013-TR, se aprobó el Reglamento de Organización y Funciones de la SUNAFIL, el cual establece la estructura orgánica de la SUNAFIL y las funciones asignadas a sus órganos y unidades orgánicas;

Que, conforme al artículo 13° del Reglamento de Organización y Funciones de la SUNAFIL, la Secretaría General es el órgano de Alta Dirección que tiene a su cargo la administración del proceso de trámite documentario, la gestión de los archivos y la provisión de información en la institución;

Que, los artículos 25° y 26° de dicho Reglamento otorgan a la Oficina General de Administración las funciones de dirección, supervisión, coordinación y ejecución, de los procesos técnicos de Contabilidad, Tesorería y Abastecimiento;

Que, las áreas, oficinas y/o equipos funcionales se establecen en el número estrictamente necesario, a fin de facilitar la organización, supervisión, control del trabajo, acortando y agilizando la cadena de mando y su conformación se sustenta cuando hay necesidad de segregar funciones incompatibles en una unidad orgánica para que exista independencia y separación; cuando es necesario establecer un nivel de responsabilidad funcional, para una adecuada delegación de autoridad que permita la adopción de decisiones en los procesos operativos de carácter especializado, complejos o de gran magnitud, de modo que se cumpla con las responsabilidades asignadas;

Que, a través del documento de visto, los órganos de Asesoría de esta Superintendencia, proponen y sustentan técnicamente que, en tanto se aprueban las modificaciones a los documentos técnicos de gestión de la SUNAFIL, esta Superintendencia conforme de equipos de trabajo de tipo funcional, al interior de la Secretaría General y de la Oficina General de Administración, a fin de garantizar el cumplimiento de los fines institucionales en lo concerniente a la gestión de los sistemas administrativos de Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Trámite Documentario y Archivo;

Que, el numeral 5.4. de la Directiva N° 001-2014-SUNAFIL/OGPP "Gestión de Instrumentos Normativos, aprobada por Resolución de Secretaria General N° 026-2014-SUNAFIL-SG, establece el procedimiento a seguir para la conformación de equipos de trabajo funcionales;

De conformidad con la Ley N° 29981, Ley que crea la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral, y en uso de las facultades conferidas en el literal c) del artículo 11 del Reglamento de Organización y Funciones, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2013-TR y modificado por Decreto Supremo N° 009-2013-TR;

SE RESUELVE:

Artículo 1°.- Equipo Funcional Unidad de Trámite Documentario y Archivo 1.1 Conformar el Equipo Funcional denominado Unidad de Trámite Documentario y Archivo, quien tendrá a su cargo los procesos técnicos de trámite documentario y archivo, bajo la dirección y supervisión del Secretario General de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral – SUNAFIL, en tanto se apruebe el nuevo Reglamento de Organización y Funciones de SUNAFIL y los instrumentos de gestión relacionados.

1.2 La Unidad de Trámite Documentario y Archivo tendrá las siguientes funciones específicas:
a) Ejecutar las acciones de trámite documentario y archivo general de la SUNAFIL de acuerdo a la normatividad vigente.
b) Ejecutar las actividades técnicas de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento y archivo de la documentación en la SUNAFIL.
c) Administrar y evaluar permanentemente, el sistema mecanizado para la gestión documentaria, proponiendo las mejoras y correctivos que estime pertinente.
d) Centralizar la recepción, control, distribución y supervisión, de la correspondencia externa dirigida a
SUNAFIL.
e) Controlar el fiujo y ubicación de los documentos dentro de la SUNAFIL.
f) Elaborar la información estadística del movimiento documentario y realizar su evaluación en forma mensual, proponiendo las medidas correctivas necesarias.
g) Informar a los usuarios sobre el estado de tramitación de sus expedientes.
h) Proponer los instrumentos normativos que estandaricen y orienten al personal para el eficiente cumplimiento de los servicios prestados.
i) Conformar el Comité Evaluador de Documentos, para la transferencia y eliminación documental.
j) Conservar, organizar, custodiar y depurar la documentación destinada al archivo, de acuerdo a la normatividad vigente.
k) Ejecutar y supervisar el envío de la correspondencia oficial.
l) Velar y asegurar la protección física de los documentos contra todo agente de deterioro.
m) Adoptar las medidas destinadas a garantizar el cumplimiento de las normas emitidas por el Archivo General de la Nación, en cuanto al trámite y archivo de información oficial.
n) Otras funciones, que le asigne la Secretaría General.

Artículo 2°.- Equipo Funcional Unidad de Abastecimiento 2.1 Conformar el Equipo Funcional denominado Unidad de Abastecimiento, quien tendrá a su cargo los procesos técnicos de abastecimiento y control patrimonial, bajo la dirección y supervisión del Jefe de Oficina General de Administración, en tanto se apruebe el nuevo Reglamento de Organización y Funciones de SUNAFIL y los instrumentos de gestión relacionados.

2.2 La Unidad de Abastecimiento tendrá las siguientes funciones específicas:
a) Atender los requerimientos de bienes, servicios y ejecución de obras formulados por los órganos, áreas y dependencias de la SUNAFIL, para el adecuado cumplimiento de sus funciones.
b) Ejecutar las funciones propias del órgano encargado de las contrataciones, con arreglo a la normatividad sobre contrataciones del Estado.
c) Ejecutar las funciones propias del órgano de control patrimonial, con arreglo a las normas del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
d) Realizar las indagaciones de mercado y estudios de posibilidades que ofrece el mercado.
e) Elaborar el Cuadro de Necesidades de la SUNAFIL y el Plan Anual de Contrataciones, así como sus respectivas modificatorias.
f) Brindar apoyo técnico a los Comités Especiales encargados de conducir los procesos de selección previstos en la normativa sobre contratación Estatal.
g) Administrar los servicios de limpieza, seguridad, almacén, transporte, mantenimiento y conservación de equipos, así como el mantenimiento y conservación de las instalaciones.
h) Supervisar la ejecución de los contratos celebrados por SUNAFIL, incluidos aquellos que se han formalizado mediante Orden de Compra o de Servicio.
i) Administrar el registro de bienes patrimoniales de la
SUNAFIL.
j) Elaborar y visar los Informes Técnicos para los actos de gestión mobiliaria.
k) Brindar apoyo técnico para la realización del inventario de bienes muebles.
l) Adoptar las medidas destinadas a garantizar el cumplimiento de las disposiciones emitidas por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) y la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
m) Las demás que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina General de Administración.

Artículo 3°.- Equipo Funcional Unidad de Contabilidad 3.1 Conformar el Equipo Funcional denominado Unidad de Contabilidad, quien tendrá a su cargo los procesos técnicos del Sistema Administrativo de Contabilidad, bajo la dirección y supervisión del Jefe de Oficina General de Administración, en tanto se apruebe el nuevo Reglamento de Organización y Funciones de SUNAFIL y los instrumentos de gestión relacionados.

3.2 La Unidad de Contabilidad tendrá las siguientes funciones específicas:
a) Programar, coordinar y ejecutar los procesos técnicos de contabilidad y de control previo, generando información adecuada y oportuna para la toma de decisiones.
b) Coordinar, formular, suscribir y presentar los Estados Financieros y presupuestarios para la Cuenta General de la República.
c) Desarrollar las actividades referidas al registro y control contable de los procesos, financiero, patrimonial y presupuestal.
d) Efectuar las acciones de seguimiento y verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, en relación con los aspectos contables y tributarios.
e) Procesar y analizar la información contable para fines internos y externos.
f) Desarrollar los procesos de formulación, análisis e interpretación de los estados financieros y presupuestales de la SUNAFIL.
g) Efectuar las acciones de control de la ejecución del gasto de las partidas presupuestales, en concordancia con las disposiciones legales respectivas.
h) Mantener permanentemente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de los registros contables, estableciendo las medidas necesarias para su conservación y seguridad.
i) Efectuar el control previo de los documentos que sustentan los gastos, verificando el cumplimiento de la normativa aplicable.
j) Adoptar las medidas destinadas a garantizar el cumplimiento de la normativa del Sistema Nacional de Contabilidad y la normativa interna sobre dicha materia.
k) Las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina General de Administración.

Artículo 4°.- Equipo Funcional Unidad de Tesorería 4.1 Conformar el Equipo Funcional denominado Unidad de Tesorería, quien tendrá a su cargo los procesos técnicos del Sistema Administrativo de Tesorería, bajo la dirección y supervisión del Jefe de Oficina General de Administración, en tanto se apruebe el nuevo Reglamento de Organización y Funciones de SUNAFIL y los instrumentos de gestión relacionados.

4.2 La Unidad de Tesorería tendrá las siguientes funciones específicas:
a) Ejecutar los procesos correspondientes al Sistema Administrativo de Tesorería, así como efectuar el pago de las obligaciones, el control y custodia de fondos y valores de la entidad.
b) Desarrollar las acciones concernientes al proceso integral del manejo de los fondos por toda fuente de la SUNAFIL, en sus etapas de programación, control, recaudación y ejecución de pago de obligaciones.
c) Elaborar comprobantes de pago, recibos de ingreso, anulaciones, rendiciones del fondo para pagos en efectivo y reversiones por toda fuente de financiamiento.
d) Efectuar las conciliaciones de las cuentas bancarias de la SUNAFIL.
e) Efectuar el pago a los proveedores y/o contratistas, así como el pago de las planillas de remuneraciones, pensiones, sentencias judiciales, detracciones, aportes y otros.
f) Custodiar los documentos valorados y acervo documentario de la unidad.
g) Gestionar la apertura de cuentas de la SUNAFIL
en las instituciones financieras del país y efectuar los depósitos bancarios en sus diversas modalidades por diferentes tipos de ingresos.
h) Llevar el control en las fases de giros y pagos de la institución financiera que corresponda mediante el registro SIAF.
i) Expedir certificados de renta y retenciones, de acuerdo a la planilla única de pagos elaborada por la Oficina de Recursos Humanos.
j) Coordinar con la Intendencia de Lima Metropolitana e Intendencias Regionales, el envío de información relacionada a las multas emitidas y en Cobranza Coactiva, y reportar la conciliación diaria de los importes pagados por dichos conceptos.
k) Efectuar la conciliación diaria de los ingresos de la Sunafil por recursos directamente recaudados.
l) Las demás funciones que le asignen y las que por ley le correspondan.

Artículo 5°.- Disponer que los órganos y unidades orgánicas de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral – SUNAFIL, presten su apoyo y colaboración a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo, Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería y Unidad de Abastecimiento, para el cumplimiento de las funciones asignadas en la presente Resolución.

Artículo 6°.- Disponer que la Oficina General de Administración y la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto adopten las acciones administrativas pertinentes para la materialización e implementación de la Oficina de Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional.

Artículo 7°.- Disponer la modificación del Anexo N° 7
de la Directiva N° 001-2014-SUNAFIL/OGPP, Gestión de Instrumentos Normativos y del Anexo N° 2 de la Directiva N° 002-2014-SUNAFIL/OGPP, Gestión de Comunicaciones Escritas, en lo que refiere a la denominación del Equipo Funcional.

Artículo 8°.- Disponer la publicación de la presente Resolución en el Diario Oficial El Peruano y en el Portal institucional de la SUNAFIL (www.sunafil.gob.pe).

Regístrese, comuníquese y publíquese.

OSCAR ENRIQUE GÓMEZ CASTRO
Superintendente Nacional de Fiscalización Laboral